Denetimin Aşamaları

[zeyn0]

ROHAN2 WORLD 1-120 TR TİPİ OFFICIAL YOHARA, BALATHOR VE AMON! 80. GÜNÜNDE! +10.000 ONLİNE! HİLE VE BOT %100 ENGELLİ HEMEN TIKLA!

Ekonomik koşular ve çevre, işletme planlarının uygulanmasını zorlaştırır ve etkinlik sonuçlarını zararlı duruma getirirse, faaliyetleri plana uydurmaya çalışmak ve bunun için tedbirleri almakta devam etmek anlamsız olur. Bu durumda yapılacak iş, planları, yani “olması gereken“i değiştirmek olacaktır. Bütün bu sayılanlar ancak başarılı bir denetim ile mümkün olabilir.
İşletmenin yaşama ve gelişmesine yarayan plan, program, proje, talimat, emir vb.nin hangi ölçüde uygulandığının tespiti ancak ve ancak denetleme “ kontrol“ aracılığıyla tahkik olunabilir. İşletme yöneticisi ortaya çıkardığı kararlarının etki ve devamlılığını ancak denetleme sayesinde anlayabilir, bu konuda yanlış hareket edip etmediğini keşfedebilir, böylece de hataların tekrarlanmasına engel olabilir, kısacası denetleme; işletmeyi daha iyiye, daha güzele doğru yönetme olanaklarını sağlar. Bu bakımdan denetimin bir değer artırma ve mükemmelleştirme işlemi olduğunu söylemek hatalı olmaz .
DENETİMİN NEDENLERİ
Eğer teşebbüslerin tüm planlarının eksiksiz bir biçimde gerçekleştiği bir dünyada yaşıyor olsaydık, denetim gereksiz olabilirdi. Ancak, teşebbüslerin hızla değişen iç ve dış çevre koşullan, onların faaliyetlerini sık sık gözden geçirmelerini, mal ve hizmet üretirken rasyonellik ilkeleri doğrultusunda çaba göstermelerini zorunlu kılmaktadır. Sözgelimi, girişimcilerin amacı sadece üretimde bulunmak değildir; aynı zamanda üretimin en az maliyetle gerçekleştirilmesi de gereklidir. Ancak bu "en az" nasıl ortaya konacaktır? Yada bu "en az" nedir ve nerededir? İşte bu gibi önemli sorulara cevap verecek olan denetim fonksiyonudur.
Başka bir biçimde ifade edersek, işletme olarak nereye ulaşmak istediğimiz bir kararlar ve hedefler bütünü içinde planlama fonksiyonu tarafından belirlenirken; hedeflere ne ölçüde ulaştığımız ve nerede bulunduğumuz ise, denetim fonksiyonu tarafından belirlenmektedir. İşletmenin ulaşmak istediği hedefler (standartlar) ile ulaştığı noktalar (fiili durum) arasında bir uyum söz konusu ise, bu durum işletme açısından bir başarı göstergesi olacaktır.
Denetimin amacı, düzeltme amacıyla kusurları göstermek ve bunların tekrarına engel olmaktır. Denetim, gerekli düzeltici önlemlerin alınmasını zorunlu kılar, örneğin, ilkelerin yeniden gözden geçirilmesi, iş görenlerin yetiştirilmesi veya onlara yeni görevler verilmesi, vs. önlemler bunlar arasında sayılabilir.
Yönetim süreci çerçevesi içinde denetim, tıpkı ısıtma ve havalandırma sistemini istenilen düzeyde ayarlayan bir termostat gibi, örgütün arzulanan hedeflerinin başarılmasında, ona yardımcı olur. 1
DENETİM İLE İLGİLİ SORUNLARA YAKINDAN BAKIŞ
Kamu ve özel kesimlere ilişkin işletme ve kurumlarımı¬zın yönetimi ile ilgili davalarımızdan biri de, sık sık kulla¬nılan kontrolsüzlük terimi ile ifade olunabilir. Her iki kesi¬min kurumları iş sahipleri ve müşterilerini memnun edemiyorlarsa; buralarda çeşitli kötülükler meydana geliyor ve ulusal servet ve paralar kayıplara uğruyorsa; falan kurum veya filan kuruluşta çalışan bir kişi beklenen verimi sağla¬mıyorsa, işletme ve kurumlarımız, bazen sağlığımızı, bazen yaşamamızı tehdit altında bulunduran birer mekanizma ha¬line geliyorlarsa; iç ve dış ticaretimiz korkunç bir ahlâk bo¬zukluğu içinde bulunuyorsa; milyonları aşan kazançlar¬dan devlet yeter miktarda vergi alamıyorsa; geleceğimizi be¬lirleyecek olan eğitim sistemimiz kendisinden beklenen veri¬mi temin edemiyorsa; eski başkanlardan Refik SAYDAN'ın 1940'larda cesaret ve içtenlikle belirttiği gibi, devlet meka¬nizmamız A'dan Z'ye kadar bozuksa; huzur ve güvenlik içinde yaşamaya bir türlü kavuşamıyorsak, bunun başta ge¬len nedenlerinden biri insanımızda ve yönetim yaşamımızda kontrol, denetleme ve isleme düşünce ve bilincinin yerleş¬memiş olmasıdır.
Bilindiği üzere, çağdaş toplumda çalışan insanların bü¬yük bir kısmı, başkalarının yaptıklarını kontrol etme gö¬rev ve sorumluluğu ile yükümlüdürler. İşletme ve kurum¬ların yönetim kademelerinde mevki alanların büyük bir çoğunluğu, astlarının faaliyet ve hareketlerini kontrol etme işleri ifa ederler. Müfettiş, denetçi, hesap uzmanı, denetçi, kontrolör gibi unvanlar taşıyan kişiler ile büyük, küçük, her tür yöneticilerin belli başlı uğraşları, asıl iş ve faaliyetleri görenleri kontrol etmektir.
Kontrol, iş ve faaliyetlerin, önceden belirlenmiş kural, yöntem, plân, program, ilke, yasa, politika, karar ve emirle¬re uygun bir şekilde cereyan edip etmediğini araştırma ve inceleme işlemleridir. Kontrolün konusu, işler, faaliyetler, araçlar vb. olmakla beraber, gerçekte, bunlar aracılığıyla bu iş ve faaliyetleri görmekle görevli olan kişiler kontrol edilmiş olur. Bu nedenle, kontrolün esas ve gerçek konusu insandır. Şu halde, konusu insan olan her şey gibi, kontrol de beşeri, psikoloji ve toplumsal bir işlemdir.
Kontrol islerinin etkinliği, onun bu özelliklerinin göz önüne alınmasına bağlıdır. İnsanlar, kontrol edilmekten pek hoşlanmazlar. Bu nedenle, müfettiş, denetçi vb. kontrol mevkiinde bulunan kişilerin, insanın doğasını iyi kavramış olmaları gerekir. Oysa, bilindiği gibi, bizde müfettiş, denet¬çi, kontrolör veya bu görevi yapan kişiler, bir umacı veya bir despot olarak tanınırlar. Kontrolden beklenen sonucun gerçekleşmesi için, kontrolörün, hata ve hile arayıp ceza¬landırma fırsatı arayan kötü niyetli bir kişi değil, tersine aksaklıkların tamirinde yol göstermek ve işbirliği yapma so¬rumluluğunu taşıyan bir yardımcı olduğu inancı yaratmalı¬dır. Kontrol mevkiinde bulunan kişi, kendi fikir ve eğilimle¬rini herhalde uygulamaya çalışır ve kontrol edilenin fikir, kanı ve kişiliğini dikkate almaz ise, kontrol yarardan çok zarar verici bir iş haline gelebilir. Kaldı ki, kontrol eden, kontrol edilenin her zaman basında bulunamayacağından, islerin, onun yokluğunda iyi cereyan etmesini sağlayabilmek için, yol gösterici olmaktan daha etkili bir fırsat yoktur. Keza, kontrolör, takdir edici, ödüllendirici olmaya, cezalan¬dırıcı olmaktan çok daha fazla önem vermelidir.
Kontrol işleminin bireylerle ilgili bu çok önemli yönün¬den başka, diğer bir takım özellikleri de vardır. Bunların başında, kontrolün habersiz yapılmasıdır. Üzüntü ile işaret etmeliyiz ki ihbarlı kontrol, yani önceden haber verilerek yapılan kontrol bize has yönetim sorunlarından biri haline gelmiştir.
Etkili ve verimli kontrol için diğer önemli bir konu da, görev, yetki ve sorumlulukları kesin olarak saptayan ve belirleyen bir örgütün kurulmuş olması zorunluluğudur. Ku¬ruluş ve işletmelerimizin kontrolünde görev almış bulunan kişilerle görüştüğümüz zaman, hemen daima işittiğimiz şi¬kâyetler su anlamdadır: «İncelemelerimizde saptadığımız arıza ve yolsuzlukların sorun kısmını bulmakta güçlük çe¬kiyor, hatta çoğu kez imkânsızlıkla baş başa kalıyoruz. Kon¬trol bakımından çok zararlı olan bu duruma, kuruluşlarımı¬zın iyi bir örgüte sahip olmamaları yol açmaktadır. Sorum¬luları resmen tespit olunamadığı için bir türlü düzeltileme¬yen bozukluklar, yönetim yaşamımızın sık sık rastladığımız israf kaynaklarındandır.
Kuruluş ve isletmelerimiz etkili ve verimli bir kontrol sistem ve mekanizmasına kavuşurlarsa, ulusal ihtiyaçları¬mızı karşılama olanaklarımız artacak, ulusal servetlerimiz verimsizlik ve israftan kurtulacak, ulusal emeğimiz değerlenecektir. İyi bir kontrol sistemi, plansızlığın, programsızlığın, organizasyonsuzluğun ve emir - komuta bozukluğunun yarattığı israf ve kayıplara dikkatimizi çekecek ve bizi ras¬yonel çalışmaya sevk edecektir. İyi bir kontrol, mevcut plân, program, yasa, düzen ve organizasyonun eksikliklerini orta¬ya koyar ve bunların düzeltilmesine imkân hazırlar. Kon¬trol ve denetime gerekli önemi vermediğimizden, plân, prog¬ram, bütçe, organizasyon, talimat ve emirlerimizin nereler¬de, hangi bakımlardan aksadığını tespit edemiyor dolayısıyla, bunların düzeltilme gereğinden habersiz, çarelerinden yoksun kalıyoruz.
Sıkıntılarımız ve sorunlarımız, çok zaman politika, ya¬sa, organizasyon, talimat, emir ve hatta program yokluğun¬dan ziyade, koymuş bulunduğumuz kural ve yöntemlere uy¬gun hareket edilmesini devamlı bir surette kontrol ve de¬netim altında bulundurma ve izleme eğilim ve sabrına sahip olmayışımızın eseridir. Yönetim sistem ve mekanizmaların¬da, kontrol düşünce ve bilincini yaratamadığımız sürece, hazırlayacağımız en iyi plân, program, yöntem, yasa, po¬litika, bütçe ve örgütler etkisiz ve verimsiz kalacaktır.1
DENETİM İŞLERİNİN ANLAM VE ÖNEMİ

İsletme ve kuruluşlarımızda denetim ile ilgili sorunları şu şekilde sıralamak kabildir :
(1) Değerleme ölçüleri, kıstasları yani standartlar nok¬sandır ve genel olarak standartlaştırmaya gereken önem verilmemiştir.
(2) Takip alışkanlığı ve bilinci yerleşip gelişmemiştir. Çalışmaların, faaliyetlerin, plân, program, emir ve yönergenin sıkı şekilde izlenmesine gereken önem verilmez. Böylece, en iyi plân ve emirler, çok defa savurgan düşünce ile etkisiz hale gelir.
(3) Aşağıdan yukarıya bilgi akımı düzenli, devamlı ve yeterli değildir; bu nedenle, üstler, alt kademeler¬ de cereyan eden işler ve olaylar hakkında zamanında ve gereği gibi bilgi edinemezler.
(4) Aşağıdan yukarıya akan bilgi ve hatta düşünce akı¬mının özel şekli olan raporlamadan gereği sekil ve ölçüde yararlanılmamaktadır.
(5) Plânlar, programlar, bütçeler vb. gibi kontrol araç¬ları gelişmiş bir uygulamaya erişmemişlerdir.
(6) Denetim alet ve araçları (standartları gösterenler ve fiili durumu bildirenler dahil olmak üzere) ge¬liştirmek için yararlı olan modern kantitatif yön¬
tem ve araçlardan (elektronik beyinler) yararla¬nılmamaktadır.
(7) Muhasebe, istatistik, matematik gibi kantitatif yön¬tem ve araçlardan yararlanmayı mümkün kılacak finansal, maddî ve beşerî olanaklar yeterli değildir.
(8) Kontrol, bir düzeltme ve iyileştirme aracı yerine ce¬zalandırma fırsat ve imkânı sağlayan bir araç sayıl¬maktadır.
(9) Standartları belirleyen, uygulayan ve kontrol eden¬ler olmak üzere kontrolle ilgili üç kategori personel arasın¬da, henüz doyurucu bir yönetsel ve beşerî ilişkiler düzeni ku¬rulamamıştır.

DENETİMİN AŞAMALARI
Denetim, mevcut faaliyetleri sapmalar varsa düzeltmek amacıyla, önceden belirlenen standartlarla karşılaştırma süreci olduğuna göre, bu süreç belli aşamalarla gerçekleştirilir.

1. Standartların belirlenmesi
2. Gerçekleşen durumun belirlenmesi
3. Standartlarla gerçek durumun karşılaştırılması
4. Düzeltici önlemlerin alınması
1. AMAÇ, PLAN VE POLİTİKALARIN IŞIĞINDA PERFORMANS STANDARTLARINI BELİRLEME.
Üretim miktarı, kalite ve standartları: a) ne beklendiğini b) eğer bir kişi veya işlem önceden belirlenmiş değere ulaşamazsa, ne kadarlık bir sapmaya izin verileceğini açıkça ortaya koyar. Örneğin, bir uçak bileti satış bürosunda standart, hiçbir müşterinin kuyrukta beş dakikadan fazla beklememesi olabilir. “Eğer on müşteriden birisi beş dakikadan fazla beklemek durumunda kalırsa, herhangi bir önlem almaya gerek yoktur“ ifadesi ilâve edilerek standart değiştirilebilir. O zaman standardı şu şekilde ifade edebiliriz: “Her müşteri için beş dakikadan daha az bekleme zamanı. On kişiden bir kişinin beş dakikadan fazla bekleme tolerans içindedir“. Burada rehber şudur: Standart ne kadar somut belirlenebilirse, özellikle, “İyi performans“ veya “minimum bekleme zamanı“ gibi muğlak ifadeler yerine, sayılarla ifade edilebilirse o kadar iyidir.
Denetimde en önemli fikir, sonuçların ne olması gerekliği yada bir faaliyetten neler beklendiğinin saptanmasıdır. Yönetsel yada diğer örgütsel bir faaliyetin sonuçlan belli bir ölçütle karşılaştırılmalıdır ki kontrol bir anlam kazansın. Bu ölçütlere standartlar denilmektedir. Örneğin; üretim bölümü Cuma sunu 150 araba üretmiştir. Bu yeterli midir' Bunu belirleyerek ölçüt yönetimin günde kaç araba üretmeyi planlamasında yatmaktadır. Bu karşılaştırmayı sağlayacak ölçüt, örnekteki gibi sayısal (nicel) olabileceği gibi niteliksel de olabilir. Örneğin; Dayanıklı, kendinden kumandalı, hafif otomatik çamaşır makineleri üretmek gibi. Benle bir standart belirlendiği halde üretilen çamaşır makineleri hantal, çabuk bozulan ve yan otomatik tipte ise ölçüt (standart) ile faaliyet arasındaki karşılaştırmada uygunluk olmadığı ortaya çıkar. Standartlar geliştirilirken kesin sonuçlar elde etmek için sayısal ölçütler bulmaya yönelinmektedir. Kolay karşılaştırma olanağı sağlayan bu ölçütler; para. fiziksel birim sayısı ve benzeri tipte standartlardır. Örneğin; Bilimsel Yönetim akımının geliştirdiği zaman etütleri normal bir işçinin, verilen bir işi ne kadar zamanda yapması gerektiğini belirten sayısal bir tekniktir. Maliyet standartları. harcamalara ışık tutan bazı rakamlar verebilir. Kilometre başına kaç ton taşınması gerektiği, bir makinenin saatte kaç birim mal üretebildiği, her birim ürün için ortaya çıkan atık maddenin miktarı gibi sayısal standartlar kontrole kolaylık getiren temel ve basit ölçütlerdir.1
Denetimin Ön koşulu denetlenecek konuda açık ve seçik standartların (ölçülerin) konulmasıdır. Bunlar kabul edilen planlarda ve bütçelerde hazırlanan yasa, tü¬zük, yönetmenlik ve yönergelerde ve verilen emirlerde belirlenmişlerdir. Standartlar, planlanmış amaçların bir ifadesi demek olup fiziksel (hammadde, işgü¬cü, malzeme, ürün, hizmet, zaman ile ilgili miktarlar) ve parasal (maliyet, gelir, yatı¬nın, gider gibi öğelerin para cinsinden ifadesi) olabilir. Ancak bazı amaçlar sayısal bir biçimde ifade edilemezler. Bu takdirde nitelik olarak belirtilmesi yoluna gidilebilir. Örneğin, moral, sayısal bir biçimde ifade edilemez, yüksek veya düşük sözcükleriyle belirlenir.
Standartlar, kuruluşun yöneticisi veya uzmanları tarafından belirlenebileceği gibi, kuruluş dışındaki organlar tarafından da belirlenebilir. Gerçekten birçok standartlar çeşitli kamu kuruluşları meslek ve bilim kuruluşları tarafından belirlenmiştir. Örneğin, çalışma hayatını düzenleyen yasalar, Türk Standartları Enstitüsü¬nün belirlediği üretilecek mal ve hizmetlere ilişkin kalite standartları gibi.
2. YAPILAN FAALİYETLERİN (MEVCUT BAŞARININ) ÖLÇÜLMESİ
Denetim işlevinin ikinci evresini, uygulama sonuçlarının, başka bir deyişle fiili (gerçek) durumun saptanması oluşturmaktadır. Gerçek durumu yada uygulama sonuçlarını izlemek ve saptamak için hazırlanmış raporlardan ve kişisel gözlemler¬den yararlanılır. Yöneticilerin uygulayıcı personelle görüşmek suretiyle kişisel gözlemlerde bulunmaları, raporlarda belirtilen gerçek durumu doğrudan görmek ve tam olarak kavrayabilmek bakımından yararlı olur. Denetimin bu evresi iletişim ile yakından ilgilidir.
İlk aşamada belirlenen standartların işlevi bunlarla karşılaştırılabilecek faaliyetlerdir. Bu faaliyetler de standartlarla orantılı olarak nitelik yada sayı yönünden ölçülerek ortaya çıkarılır. Örneğin; günde kaç metre patiska üretilmiştir? Yada aylık harcamalar ne kadardır? Bütün bunlar yapılan faaliyetlerin sonuçlarıdır.
Kuruluşların çoğunda veri toplanması öylesine alışkanlık haline gelmiştir ki, olağan bir iş olarak kabul edilir. Bir yönetici veya bir operatör zaman çizelgesini veya üretim çizelgesini doldurdukça, tesellüm veya muayene raporunu dosyaladıkça kontrol verileri toplanıyor demektir. Şüphesiz tüm bilgiler yazılı olarak toplanmaz. İyi yöneticilerin kontrol amacıyla en çok kullanıldığı bilgiler, gözleme (çalışanların işlerini ne kadar iyi yaptıklarını gözlemekle) toplandıkları bilgilerdir.
3. SONUÇLARI STANDARTLARI KARŞILAŞTIRMA.
Belirlenmiş standartlar ile uygulama sonuçlarının karşılaştırılması ve yorumlanması denetimin üçüncü evresini oluşturur. Bu karşılaştırma sonunda, standartlar ile gerçek durum arasında gerçek fark (sapma) bulunup bulunmadığı; bir fark bulunması halinde bunun olumlu yada olumsuz mu olduğu saptanır. Olumlu fark planladığımızdan daha iyi bir duruma, olumsuz fark ise daha kötü bir duruma ulaşmış olduğumuz anlamına gelir. Daha sonra da farkların değerlendirilmesi ve yorumlanması yapılır ve buna göre de önlemlere başvurmanın zorunlu olup olmadığı belirlenir.
Standartlara uyulup uyulmadığı ve sapmaların olup olmadığı ancak mevcut faaliyetlerin belirlenen standart ölçütlerle karşılaştırılması sağlanabilir. Bütün faaliyetlerde bir takım sapmalar olabilir. Önemli olan bu sapmaların benimsenebilecek sınırlarını belirleyerek kontrol altında tutmaktır. Yönetici önemsiz sapmalarla, düzeltilmesi gereken sapmalar arasında aşınım yapabilmelidir. Eğer tüm konularda aksak nokta aramaya çalışırsa önemsiz konular içinde boğulacağından, üzerine eğilmesi gereken sapmalarla uğraşamayacaktır. Yönetici zamanını ayarlayarak darboğazları yeterince inceleyebilmelidir. Bunları saptayabilmek için sorunları kolayca gösterecek teknikler kullanmak gerekecektir.
Muhasebeciler ve istatistikçiler sık sık sapmalardan söz ederler. Muhasebeci, bütçede önceden belirlenen miktarla, gerçek maliyetler arasındaki sapmalara bakar. İstatistikçi "varyans (sapma) analizi" denen yararlı bir tekniği kullanarak, örneklerden elde edilen sonuçların şans eseri olup olmadığına, belirli bir nedene dayanma olasılığına göz gezdirir.
Faaliyetlerin, planlananlarla bir karışlaştırmasını yapmak yalnızca sapmaların ne zaman yapıldığını bulmakla kalmaz, aynı zamanda yöneticinin gelecekteki sonuçları planlamasına da yardımcı olur. İyi bir kontrol sistemi, çabuk karşılaştırmaya olanak tanımalı ve böylece yönetici, yapılan iş henüz kontrol altındayken muhtemel kusurları görebilmelidir. Yönetici geçmişi değiştiremez, ama. geleceğin işleyişini daha iyiye götürebilir.
Yöneticilere karşılaştırma olanağı tanıyan kontrol şemaları, endeksler, oranlamalar gibi teknik yöntemler vardır.
Beklenen (standart) ile meydana gelen veya meydana gelmiş olan (sonuç) arasında bir fark varsa, kontrol sistemi en üst yöneticiden ilk-kademe yöneticisine kadar herkesi ikaz eder. Eğer sonuçlar tolerans sınırları içindeyse, yönetici dikkatini başka taraflara yöneltebilir. Fakat eğer sonuçlar tolerans sınırları dışında taşmışsa (arada fark büyükse), hemen harekete geçmek gerekir.
4. DÜZELTME KARARI VERME
Denetim işlevinin tamamlanabilmesi için standartlar ile gerçek sonuçlar arasındaki farklar, giderecek düzeltici önlemlerin belirlenmesi gerekir. Düzeltme ön¬lemlerinin başlıcalarını, fiziksel ve dış koşulların istenilen sonuçlan sallayacak bi¬çimde ayarlanması astların seçimi, eğitimi ve yöneltilmesi ile dile ilgili etkinliklerin gözden geçirilmesi, motivasyonun geliştirilmesi ve gerekli durumlarda planlarda değişiklikler yapılması, biçiminde özetlemek mümkündür. Alınacak önlemlerin etkin olabilmesi için, sapmaların nedenlerini bulmak ve bunlara göre önlemler, belirlemek gerekir.
Denetim, plandan uygulamaya uzanan, sonuçlan standartlar ile karşılaştırmadan doğan ve düzeltici harekete gereksinme gösteren ve böylece planların tekrar gözden geçirilmesini sağlayan, "feedback" temeline dayanan bir işlevdir.
Karşılaştırma yapmanın amacı gerekli düzeltmeleri yapabilmektir. Bu noktada verilecek karar, kontrol sürecinin doruk noktasıdır. Bazen bir karar almaya gerek bile kalmayabilir. Verilecek kararın kontrol sürecinde doruk noktasını oluşturması iki tip hata yapma olasılığından kaynaklanmaktadır. Bu hatalar; düzeltme gerekmediği halde harekete geçme, harekete geçme gerektiği halde hiçbir şey yapmamaktır.
Yönetici düzeltme gerektiğine karar verirse, seçeceği eylemin tipini de belirtmelidir. Bu eylem en iyi çözüm yolu olsa bile, birçok sorun doğurabilir. Bu eylemin diğer yöneticilerin faaliyetleriyle uyum içinde olması gerekir. Gereğinden fazla kontrol ile dizginleri elden bırakma arasında bir ortalama bulunmalıdır.
Örneğin: bir üretim sürecinde ısının temel etmen olduğunu düşünelim. Önceden belirlenen standarda göre üretim sırasında ürünün 70° ile 100° arasında sıcaklıkta korunması gerekli olsun (standart). Termometreye bakan kontrolör, ısıyı 80° de görebilir (mevcut durum). Kontrolörün görevi ısının islenen sınırların dışına çıkması durumunda düğmeyi açıp kapamaktır (karşılaştırma) Eğer düğmeyi zamansız açarsa (düzeltme eylemi), üretilecek malın çok sıcak olmasına neden olacak, geç açarsa mamul soğuk kalacaktır. Bazı koşullardan emin değilse düzeltme eylemine ya çok erken geçecek. Yada çok geç kalmış olacaktır. Bu konuda eğitilmemişse karar vermede tereddüde düşecektir.
İlk önce farklılığın (standarttan uzaklaşma veya sapma) nedenini bulmalısınız. Örneğin, uçak bileti satış bürosunda müşteriler öngörülen süreden fazla kuyrukta bekliyorlarsa, yönetici bir tatil nedeni ile seyahate çıkanların sayısının normalin çok üstünde olduğunu görebilir. Düzeltici hareket bir memur ilâve etmektir. Buna karşılık, eğer yönetici, memurların çay içmek için uzun zaman ayırdıklarını ve bu yüzden kuyrukların uzadığını gözlerse, mümkün olduğu kadar, kısa süre içinde bu uygulamaya son vermelerini sağlamalıdır.
DENETİMİN İLKELERİ
Bir denetim sisteminin kurulması sırasında göz önünde bulundurulması gereken ilkeler kısaca aşağıdaki gibi özetlenebilir.1
Stratejik Noktaların Denetimi
Eğer kritik veya kısıtlayıcı faktörler belirlenmiş ise en uygun (optimal) düzeyde denetim sağlanmalıdır. Fakat, bütün faktörler denetim altında tutulmaya çalışılırsa, boşuna çaba sarf edilmiş olur ve esas önemli sorunlara yeterince önem verilmemiş olur. Bu ilke örgütlerdeki istisna ilkesi ile yakından ilgilidir. Her ikisi de önemli ve önemsiz faktörlerin birbirinden ayırt edilmesini gerektirir. İyi denetim, en yüksek düzeyde denetim anlamında değildir. Zira, denetim masraflı bir olgudur. Örneğin; ormanlarda etkili bir denetimin gerçekleştirilmesi, tepelerdeki kulelerin stratejik konumu ile çok yakından ilgilidir. Rastgele iş gücü ve araç takviyesi denetimin aynı ölçüde etkin olmasını sağlamaz.
Geri Besleme
Gelecekteki faaliyetlerin geçmişteki uygulamalara dayandırılması sureliyle düzenlenmesi süreci geri besleme olarak tanımlanabilir. Gen sesle¬me uygulamaları, Watt'ın bulduğu buhar makinesinin çalışmasına ve bu¬harlı gemilerin yüzdürülmesine kadar uzanmakta ise de, elektronik cihazlardaki otomatik kontrol sistemlerinin gelişmesi bu ilkenin önemini önemli ölçüde arttırmıştır. Yüksek bir zincirleme etkileşimi, güncel bilgilerin veya mekanik araçlar aracılığıyla enerji kaynağının geri beslemesi, kapalı devre geri besleme sistemi olarak adlandırılmaktadır. Açık devre geri besleme sis¬temleri, akıma insan faktörünün katılmasını da kapsar.
Esnek Denetim
Bir işletmenin denetim sistemi değişen is şartlarına uyabilecek nitelik¬te olmalıdır.
Örgütsel Uygunluk
İsletmenin denetim sistemi, isletmenin örgüt yapısına uygun bir biçim¬de hazırlanmalıdır. Günce! faaliyetlere ilişkin bilgi akısı işletme örgütünün yapısına uyumlu olmalıdır. Bir işletme yöneticisi, faaliyetlerin tamamı üze¬rinde denetim kurmak istiyorsa, alt ünitelerin her birinin ayrı ayrı deneti¬mine fırsat veren bir yöntem geliştirmelidir. Bütçeler, kotalar, diğer benzeri teknikler değişik bölümlerin denetiminde yardımcı olur.
Öz – Denetim
İşletmenin birimleri kendi kendilerini denetleyebilecek bir biçimde planlanabilir. Herhangi bir bölüm, kendine has bir amaç ve denetim siste¬mine sahipse, ayrıntılı denetimlerin önemli bir kısmı bu bolüm tarafından yapılır. Öz denetimin ait sistemleri genel bir denetim sistemi çatısı altında düzenlenebilir.
Doğrudan Denetim
Bir işletmenin denetini sistemi, denetleyen ile denetlenen arasında doğrudan bir ilişki oluşturacak biçimde kurulmalıdır. Denetimi uygulayan kurmay yöneticiler bulunsa bile, birinci aşama usta basıları işlerle ilgili doğrudan bilgileri yüzünden büyük önem taşırlar.
İnsan Unsuru
İnsanı kapsamına alan bütün denetim sistemleri onların psikolojik durumlarından ve sisteme ilişkin görüşlerinden, çok etkilenirler. Teknik ola¬rak eksiksiz bir biçimde tasarlanmış bir sistem, insanların olumsuz tutum ve davranışlarından dolayı başarısız olabilir. Örnek olarak, dinamik ve ya¬pıcı bir lider faaliyetlerinin denetlenmesine karşı tavır alabilir. Böyle kişile¬rin denetiminde insan faktörünün dikkate alınması çok önem taşır.

DENETİMİN ÖZELLİKLERİ
 Amaçlara ve planlara dayanmalıdır.
 İlgili faaliyetin gerek ve ihtiyaçlarını yansıtmalıdır.
 Esnek olmalıdır.
 Organizasyona uygun olmalıdır.
 Ekonomik olmalıdır.
 Tarafsız olmalıdır.
 Düzeltici önlemleri almalıdır.
 Kapsayıcı olmalıdır.
 Sık sık gözden geçirilmelidir.
 Anlaşılır olmalıdır

DENETLEME SÜREÇLERİ
Denetleme süreçleri aşağıda kısaca açıklanmıştır.
1- Ölçünleme: Bir işin ulaşacağı nicel ve nitel durumu ölçülerle önceden saptamaya ölçünleme (standardization) denir. Ölçünler, okulun amaçlarını gerçekleştirmek için yapılan planların başarıya ulaşması için konulur. Okul yönetmeni, uygulayacağı öğretim planında; ulaşacağı hedefin nicel ve nitel düzeyinin ne olacağını açıkça bilmelidir.
2- Ölçme: Bir ölçme aracı kullanarak, ölçülecek nesnenin sayısal değerini ortaya çıkarmaya ölçme denir. Okul yönetmeni, gerçekleştireceği yönetim hedeflerinin ölçülmesi için, konusuna göre değişik ölçme araçları geliştirebilir. Sözgelimi, bir okulun temiz olup olmadığı, onarımının yapılıp yapılmadığı değişik yöntem ve araçlarla ölçülebilir.
3- Karşılaştırma: Yapılan işin ölçünüyle ölçme sonucunun birbiriyle karşılaştırılıp farkın ortaya çıkarılmasıdır. Okul yönetmeni, öğretmenin yaptığı işi denetlerken, daha önceden geliştirilmiş ölçünler ve bu ölçünlere göre hazırlanmış araçları yoksa, ancak kendi deneyimlerine dayanarak kestirimlerde bulunabilir. Bu kestirimler de yönetmenden yönetmene değişir. Bu türlü denetim güvenilemeyen, geçerli olmayan bir denetimdir, yönetmeni yanıltır.
4- Düzeltme: Ölçünle ölçme sonucunun karşılaştırılması, okulun amaçlardan ne denli saptığını ortaya koyar. Amaçlardan geride kalmanın ve sapmanın düzeltilmesi gereklidir. Böylece denetimde düzeltme, amaçlardan geri kalma ve sapmaları ortadan kaldırmaktır. Amaçlardan geride kalma ve sapmaya etkisi olan tüm engeller, ortaya çıkarılmalıdır. Okulun amaçlarından geride kalmada, işi yapan kişinin ne kadar etkisinin olduğu bilinmeden, görülen başarısızlık hemen ona yüklenmemelidir.
5- Değerlendirme: Denetim sonucunda elde edilen bilgilerin (verilerin) birbiriyle karşılaştırılmasıyla varılan bir yargılama sürecidir. Değerlendirme denetim sürecinin son aşamasıdır. Yargılamanın sağlam olabilmesi için elde edilen bilgiler de güvenilir, nesnel ve geçerli olmalıdır. Değerlendirmede en önemli değişken, değerlendirmeyi yapan yönetmendir.

DENETİM TÜRLERİ
 Klasik Denetim
 Modern Denetim
 Klinik Denetim
Klasik denetimin, klasik yönetim kuramları etkisinde kontrol ve raporlamaya dayalı, durum saptamayla sınırlı denetim türü olarak bugün de bazı yerlerde uygulandığını görebiliriz. Bu denetim şekli; kötü rapor ve ceza vermeye hazır bir denetçi ve karşısında sürekli olarak savunma durumunda bir öğretmenle sembolize edilebilir. Bu denetim türünde; denetimin amacı olan düzeltme-geliştirme değil, aracı olan kontrol söz konusudur.1 Klasik denetim modelleri, çalışanların özgüvenlerini yitirmelerine, ilişkilerinin ve motivasyonlarının bozulmasına sebep olduğundan örgüt üzerinde olumsuz etkiler yapmaktadır.
Modern denetim ise tanılama, değerlendirme, düzetme-geliştirme kavramlarını kapsamına alarak gurup çalışmasına, mesleksel yardıma, olumlu insan ilişkilere yer vererek klasik denetimden farklılık gösterir.

DENETLEMEYE TEPKİ VE SONUÇLARI

Örgütte çalışan insanlar genelde denetlenmekten hoşlanmazlar ve denetime karşı olumsuz bir imaj vardır. Denetlenen insanlar aşağıda sıralanan tepkilerde bulunurlar.1

1- Veri saklama
2- Yanıltıcı bilgi üretme
3- Kaygı geliştirme
4- Arka arama
5- Tepki değiştirme
6- İşbirliğinden kaçma
7- Problem yaratma
8- Denetimden kaçma

Denetim evrenseldir. Türüne, amacına, kuruluşuna bakılmaksızın tüm örgütler denetimsiz çalışamaz. İnsan da kendini denetlemeden işlerini yapıp gerçekleştiremez. Denetim, planlanan örgütsel amaçlardan sapmayı önlemek için, örgütün işlemesini izleme ve düzeltme sürecidir.

Plânlama varsa denetleme vardır. Plânlamanın gözden geçirilmesine denetleme denir. Amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığının yada ne derecede ulaşıldığının tespiti ve gerekli düzenlemelerin yapılması sürecidir. Denetimin gerçekleşebilmesi için amaç ve faaliyetlerin standartlarının belirlenmesi gerekir

Yönetmenler, kötüden iyiye doğru kinli, cezalandırıcı, sağaltıcı, caydırıcı ve özdenetimi yerleştirici tutumda olabilirler. Bir yönetmen işgöreni ve işini değerlendirirken, bu tutumlardan birini takındığında elindeki verilerin değerleri de değişebilir. Eğitim yönetmenleri, insanlarla uğraştığından, değerlendirme yaparken olumlu tutumlar takınmak zorundadırlar.
Denetim kavramı şunlarla ilgilidir:
 Olayların planlarla karşılaştırılması
 Olaylar planlardan ayrıldığı takdirde, gerekli düzeltmelerin yapılması
Denetim, her şeyin plâna, örgüte, emirlere ve her türlü standartlara uygun bir şekilde cereyan edip etmediğini araş¬tırma ve böylece sapmaları saptama işleridir. Kuruluşun fa¬aliyetleri sonucu olarak meydana gelen ürün, hizmet, gelir, gider, amaç, kâr vb. olumlu sonuçların, standartlara (ar¬zulanan ve plânlanan durumlara) uygun olup olmadığı, an¬cak denetim aracıyla anlaşılabilir. Denetim işlemini incelemeye tabi tuttuğumuzda aşağıdaki evrelerden (veya faaliyet gruplarından) meydana gelmiş olduğunu görürüz.
a) Standartları belirlemek (değerleme ölçüleri, kıstas¬ları) .
b) Sonuçları saptamak (fiili durumların ne olduğunu anlamak) .
c) Standartlarla fiili durumları karşılaştırıp farkları saptamak.
d) Farkların sebeplerini ve taunları giderici tedbirleri belirlemek... Denetimin asıl hedefi, bu sonuncu aşa¬mada erişilen düzeltme (tahsis etme) ve geliştir¬me (mükemmelleştirme)dir. Geçmiş bulunan yö¬netim faaliyetlerinin ne meyva verdiğini saptamak ve takip eden yönetim faaliyetlerinin meyvasını ge¬liştirip olgunlaştırmak, ancak kontrol fonksiyonu sayesinde mümkün olur.

 

[Karcemackers]

Paylasım icin tesekkurler.

 

[zeyn0]

Rica ederim.

 

[dayibey58]

Paylaşım için teşekkürler