Altın Konu Microsoft CRM Varlıklar ve Kayıtlar

Şimdi tüm CRM modüllerinin işlevsel bir genel bakışını edindiğimize göre, CRM'deki varlıklar ve formlar hakkında bilgi edinelim ve bunları anlayalım.

Varlık nedir?

Bir varlık, CRM'de iş verilerini modellemek ve yönetmek için kullanılır. Kişiler, Vakalar, Hesaplar, Potansiyel Müşteriler, Fırsatlar, Aktiviteler vb. hepsi veri kayıtlarını tutan varlıklardır. Kavramsal olarak, bir CRM varlığı bir veritabanı tablosuna eşdeğerdir. Örneğin, Kişiler varlığı Kişi kayıtlarını, Vakalar varlığı Vaka kayıtlarını vb. tutar.

Hem hazır varlıklar (CRM ile varsayılan olarak gelenler) hem de özel varlıklar (özelleştirme ile oluşturabileceğiniz) olabilir. Örneğin, müşterilerinizin okuduğu kitapların verilerini tuttuğunuzu varsayalım. Bunun için, müşteri verilerini hazır Kişiler varlığını kullanarak saklayacaksınız, ancak kitap verilerini nerede saklayacaksınız? Kitaplar için veri saklayabilecek bir varlığınız yok. Bu tür senaryolarda, Kitaplar adında yeni bir özel varlık oluşturacak ve bunu mevcut Kişiler varlığıyla ilişkilendireceksiniz.

Bu eğitimde, CRM'de işverenleri ve çalışanları saklama örneğini ele alalım. Bu örneği göz önünde bulundurarak, CRM varsayılan olarak tüm çalışanlarınızı saklayabileceğiniz bir Kişi varlığı sunar. Ayrıca tüm işverenlerinizi saklayabileceğiniz bir Hesap varlığı da sunar. Ancak varlıkları öğrenmek amacıyla, İşveren adında yeni bir özel varlık oluşturacağız (ve mevcut Hesap varlığını kullanmayacağız).

Yeni Bir Varlık Oluşturma
Adım 1 − Üst şeritteki düğmeye ve ardından Ayarlar seçeneğine tıklayın. Özelleştirme bölümünden Özelleştirmeler seçeneğine tıklayın (Aşağıdaki ekran görüntüsüne bakın).



Adım 2 − Şimdi Sistemi Özelleştir seçeneğine tıklayın.



Bu işlem, Varsayılan Çözüm penceresini açacaktır. Sonraki bölümlerde CRM Çözümleri hakkında daha fazla bilgi edineceksiniz, ancak şimdilik varsayılan CRM Çözümünü kullanacaksınız.



3. Adım − Sol panelden Varlıklar seçeneğini genişletin.



Adım 4 − Şimdi Yeni → Varlık'a tıklayın.



Adım 5 − Varlık Formunda, Görüntü Adı olarak "İşveren" ve Çoğul Ad olarak "İşverenler" girin. Bu varlığı görüntüleyen alanlar bölümünde Satış, Servis ve Pazarlama seçeneklerini işaretleyin. Bu seçenekleri işaretlemek, yeni oluşturulan varlığın CRM'nin Satış, Servis ve Pazarlama sekmelerinde görüntülenmesini sağlayacaktır.



Adım 6 − Kaydet ve Kapat simgesine tıklayın. Bu işlem, arka planda CRM veritabanında yeni bir varlık oluşturacaktır.



Adım 7 − Varsayılan Çözüm ana penceresinde, yeni oluşturulan İşveren varlığını göreceksiniz.



Adım 8 − Üst şerit çubuğundan "Tüm Özelleştirmeleri Yayınla" seçeneğine tıklayın. Bu, şimdiye kadar yaptığımız tüm değişiklikleri yayınlayacak (yani kaydedecektir). Kaydet ve Kapat'a tıklayarak bu pencereyi kapatabilirsiniz.



Kayıt Oluşturma
CRM, sisteminizdeki değerli verileri yönetmekle ilgilidir. Bu bölümde, CRM'de kayıt oluşturmayı, açmayı, okumayı ve silmeyi öğreneceğiz. Son bölümde oluşturduğumuz işveren varlığıyla devam edeceğiz.

Adım 1 − Çalışma alanlarını göster → Satış → Uzantılar → İşverenler yoluyla İşveren varlığı kayıtları tablosuna gidin.



Adım 2 − Yeni simgesine tıklayın.



Bu işlem, varsayılan yeni işveren formunu açacaktır. Bu varsayılan formda yalnızca bir düzenlenebilir alan (Ad) olduğunu görebilirsiniz. Ad alanına "İşveren 1" yazın. Kaydet ve Kapat'a tıklayın.



3. Adım − Aktif İşverenler görünümünde, yeni oluşturulan işveren kaydını görebilirsiniz.



Kayıtlara Erişim
CRM'de önceden oluşturulmuş kayıtlara erişmek için ilgili varlık sayfasına gidin. Bizim örneğimizde, Çalışma alanlarını göster → Satış → Uzantılar → İşverenler yolunu izleyin. Burada tabloda mevcut kayıtların listesini göreceksiniz. Erişmek için herhangi bir İşveren kaydına tıklayın.



Kayıtları Güncelleme
Bir kaydı açtıktan sonra, formdaki herhangi bir detayı düzenleyebilirsiniz. Varsayılan olarak, CRM 2015, formda yapılan değişiklikleri 30 saniye sonra kaydeden otomatik kaydetme seçeneğiyle birlikte gelir. Alternatif olarak, Ctrl+S tuşlarına tıklayabilirsiniz.



Otomatik kaydetme özelliğini devre dışı bırakmak isterseniz, Ayarlar → Yönetim → Sistem Ayarları → Tüm formlar için otomatik kaydetmeyi etkinleştir seçeneğine gidin ve Hayır'ı seçin.



Kayıtları Silme
Adım 1 − Silmek istediğiniz bir veya birden fazla kaydı seçin ve Sil düğmesine tıklayın.



Adım 2 − Sil düğmesine tıklayarak kayıtların silinmesini onaylayın.



Sonuç
Yukarıdaki örnekte görüldüğü gibi, varsayılan İşveren formunda yalnızca bir alan vardı. Ancak gerçek hayattaki senaryolarda, bir formda birçok özel alanınız olacaktır. Örneğin, örnek bir İletişim kaydına (hazır CRM varlığı) bakarsanız, Adı Soyadı, E-posta, Telefon, Adres, Vakalar vb. gibi iletişim bilgilerini saklamak için birçok alanı olacaktır.

​