- Katılım
- 23 Ocak 2016
- Konular
- 8,370
- Mesajlar
- 18,402
- Online süresi
- 4mo 19d
- Reaksiyon Skoru
- 4,085
- Altın Konu
- 0
- Başarım Puanı
- 506
- MmoLira
- 109
- DevLira
- 0
ROHAN2 WORLD 1-120 TR TİPİ OFFICIAL YOHARA, BALATHOR VE AMON! 80. GÜNÜNDE! +10.000 ONLİNE! HİLE VE BOT %100 ENGELLİ HEMEN TIKLA!
DOKÜMANTAYON EĞİTİMİ
DOKÜMANTASYON
Dokümantasyon; Kalite Yönetim Sistemini oluşturan tüm yazılı yada çizili biçimler olarak adlandırabiliriz. Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu, kuruluşun yapısı ve ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sitemi standardı ile uyumlu olmalı ve standardın ön gördüğü şartları karşılamalıdır. Öngörülen şartlar;
· Dokümante edilmiş Kalite politikası ve Kalite Hedeflerini
· Kalite el kitabını
· ISO 9001:2000’ de istenen Dokümante edilmiş prosedürleri
· Proseslerin etkin planlanması, işletilmesi ve kontrolünü sağlamak için kuruluşun ihtiyaç duyduğu dokümanları( Prosedürler, Talimatlar, Formlar, Dış dokümanlar)
· ISO 9001:2000’ de istenen kayıtları içermelidir.
DOKÜMANTASYONUN FAYDALARI
Standartları tam olarak karşılayan, etkin olarak uygulanan dokümantasyonun kuruluşa birçok faydası olmaktadır. Bunlardan en önemlileri şöyledir;
· Ürün kalitesi ve sürekli gelişme: Kalite Yönetim Sisteminin değerlendirilmesi için dokümantasyon gereklidir. Dokümantasyon; Kalite Yönetim Sisteminin ne kadar etkin olduğunu ölçmemize yarar. Ancak ölçebildiğimizi değerlendirerek daha ileriye götürebilir sürekli gelişmeyi sağlayabiliriz.
· Eğitimlere yardımcı olur: Firma çalışanlarının Kalite yönetim Sistemi, firma politika ve hedefleri konusunda eğitilmelerine ve çalışanların hedeflerini firma hedefleri ile aynı yöne çevirmesini sağlar.
· Süreklilik ve izlenebilirlik sağlar
· Somut kanıttır: Kalite Yönetim Sisteminin etkin bir şekilde uygulanmasından doğan kayıtlar birer kanıttır. Kayıtlar müşteri istekleri doğrultusunda üretim/hizmet yapıldığının kanıtlarıdır.
Standartları, Uluslar arası yasalar olarak nitelendirirsek; Kalite El kitabı firmanın Anayasası, Prosedürler Kanunları, Talimatlar yönetmelikleri formlar ise bizim anayasaya uyduğumuzun kanıtı olarak açıklayabiliriz. Bu yaklaşım bize dokümantasyonun ne kadar önemli olduğunu açıklamak için yeterlidir.
KALİTE EL KİTABI
Kalite el kitabı, Kalite Yönetim Sisteminin kapsamını, herhangi bir hariç tutma varsa ayrıntılarını ve hariç tutmanın haklılığını, Kalite Yönetim Sisteminin dokümante edilmiş prosedürlerini yada bunlara atıfları içermelidir
Kalite El Kitabının zorunlu bir yapısı veya sıralaması olmamakla birlikte, Kalite el kitabı ; kuruluşun kalite politikası , kalite amaçları ve bunlara ilişkin olarak yürürlükte olan
uygulamaları , açıkça, düzgün biçimde ve eksiksiz olarak ortaya koymalıdır. Dil yalın ve anlatım ‘ az ve öz ‘ olmalıdır.
Kalite El Kitabı;
· Kalite politikasını içerir.
· Genel sistemi göz önüne serer.
· ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sisteminin maddelerinden oluşur.
· Kalite yönetim sisteminin kapsamının ve dışarıda bırakmaların kanıtını içerir
· İletişim mekanizmasıdır
· Eğitim aracıdır
· Sistemin gözden geçirilmesine ve tetkikine yardımcıdır
· Pazarlama aracıdır.
· Süreçlerin etkileşiminin tarifini içerir.
KALİTE PROSEDÜRLERİ
Prosedür bir faaliyetin amacını, kapsamını tanımlayan ve faaliyetin gerçekleştirilmesi için belirlenen yoldur.İş sırasını ve sorumlulukları, ilgili dokümanları ve ilgili bölümleri tanımlayan kurallarını içerir. Kalite politikası ve standart şartlarını karşılamalıdır. Etkin olarak uygulanması gerekir.
Prosedürler aşağıdaki soruların cevaplarını verecek şekilde, ISO 90001:2000’in ilgili standartlarına göre düzenlenmelidir.
· Ne gerçekleştirilecek ?
· Neden gerçekleştirilecek ?
· Nerede kontrol edilecek ?
· Kim faaliyet, kontrolden sorumludur ?
· Nasıl gerçekleşecek, kontrol edilecek ?
· Ne zaman gerçekleşecek, kontrol edilecek ?
NE – NEDEN – NE ZAMAN – NASIL – NEREDE – KİM ?
Her Prosedür için Akış Diyagramları oluşturulabilir. Akış diyagramları prosesler arasındaki ilişkiyi göstermek için iyi bir yöntemdir. Proseslerin çok daha kolay anlaşılmasını sağlar.
TALİMATLAR
Prosedürde bahsedilen fakat detaylı olarak anlatılmayan faaliyetlerin nasıl ve kimin sorumluluğunda yapılması gerektiğini gösterir. Kısa, basit, anlaşılabilir ifadelerdir.“ Ana “ prosedürü destekler. Olmadığında işin ya da ürünün kalitesi olumsuz yönde etkilenebilir. Talimatlar oluşturulurken dikkat edilecek hususlar;
· İstenen sonuç için açık ve net ifadeler kullanılır
· Herkesin anlayabileceği dilde yazılır
· Fotoğraf, şema, akış diyagramları gibi görsel malzeme ile desteklenebilir.İlgili bilgi kaynakları ve yerleri belirtilir.
· Mümkün oldukça Sıfat ve zamirler kullanılmamalıdır.
DOKÜMANLARIN KONTROLU
Etkin bir Kalite Yönetim Sistemi için mevcut dokümantasyonun kontrolü gereklidir. Kontrolün amacı hem mevcut sistemin eksik kısımlarını tamamlamak hem de sistemin sürekli gelişmesini sağlamaktır. Kalite Yönetim Sistemi Dokümantasyonun kontrolü için bir prosedür oluşturulmalıdır. Bu prosedür ISO 9001:2000’ in belirttiği şartları sağlamalıdır. Bu şartlar;
· Dokümanların yeterlilik açısından gözden geçirme ve onayı,
· Revizyon durumunun ve değişikliklerin gösterilmesi
· Kullanım yerinde yürürlükteki baskılarının olması
· Dokümanların okunabilir olmasının ve kolaylıkla tanımlanabilmesinin sağlanması
· Dış kaynaklı olanlarının tanımlanmasını ve dağıtımının kontrollü olması
· Güncelliğini yitirmiş dokümanların kullanılmamasının güvence altına alınmasıdır.
REVİZE/YENİ DOKÜMAN İHTİYACI
Gelişen yada değişen şartlarda ve proseslerdeki gelişmeler sonucunda Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonunda Revize/Yeni Doküman İhtiyacı ortaya çıkabilir. Revize/ Yeni Doküman ihtiyacının tespit edilmesi için her birim kendi sorumluluğunda olan
dokümanların ne ifade ettiğini, nasıl kullanılacağını ve dokümanın ilgili ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Standardı maddelerini iyi anlaması gerekir.
NASIL DEĞERLENDİRİLECEK?
Revize/Yeni Doküman talepleri değerlendirilirken talepte bulunan bölüm sorumlusu ve ilgili bütün birimlerle görüşülür. Değerlendirme yapılırken gelen istekle mevcut sistemdeki dokümanların mukayesesidir. Talep edilen Revize/Yeni Doküman ile benzer amaçlı kullanılan doküman olup olmadığı kontrol edilir ve ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sisteminin ilgili maddeleri doğrultusunda talebin değerlendirilmesi yapılır. Değerlendirme sonucu dokümanın içeriğine, formatına, dokümanın hangi bölümlerde olması gerektiğine karar verilir.
YENİ DOKÜMANLARIN OLUŞTURULMASI
Değerlendirme sonucunda verilen kararlar doğrultusunda dokumanlar oluşturulmalıdır. Dokümanların formatı için ISO 9001:2000 standardı herhangi bir madde içermemektir. Ancak buradaki en önemli nokta dokümantasyonun; kolaylıkla anlaşılabilecek, diğer dokümanların yapısı ile uyumlu, dokumanın uygun olduğunu kanıtlayan(onay), dokümanın tanımlanması ve izlenebilmesi için uygun
kodlanmaya ve numaralandırmaya uygun bir formatta, mümkünse yapılan değişiklikleri tanımlayabilen bir formatta olmalıdır.
DOKÜMANLARIN ONAYLANMASI
Oluşturulan bütün dokümanlar genelde firmadaki en üst düzeyde bölüm( genel müdür) tarafından onaylanır. Onay verilmeden önce mutlak surette dokuman ISO 9001:2000 maddeleri ve işin gerekleri bakımından tekrar gözden geçirilmelidir. Oluşturulan Revize/ Yeni doküman prosedür ise oluşturulmuş prosedür genel müdüre onaylatılır. Formlar için ise yine ilgili olduğu prosedürler onaylanır.
İLGİLİ BİRİMLERE DAĞITIMI
Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu ilgili birimlere dağıtılmalıdır. Dağıtım yapılırken ilgili bölümün dokümanı teslim aldığının kanıtları (imza) oluşturulmalıdır. Ayrıca dokümanların kullanımda olduğunu gösteren işaretleme (kontrollü kopya damgası) Dokümanlar ilgili bölümlere dağıtılırken dokumanın içeriği, kullanım amacı ve nasıl kullanılacağı açık ve anlaşılır şekilde anlatılmalıdır.
ESKİ DOKÜMANLAR İPTALİ
Mevcut Kalite Yönetim Sisteminde revize edilen dokumanlar ilgili bölümlere teslim edildikten sonra eski dokumanlar uygun bir işaretlemeyle (İptal Damgası) iptal edilir. Eski dokumanın bir süre saklanması sistem için faydalı olabilir.
DOKÜMAN TAKİBİ VE MUHAFAZASI
Kalite Yönetim Sisteminde bulunan dokümanlar için uygun bir takip mekanizması oluşturulmalıdır. Amaç mevcut dokümanların takibini sağlamaktır. Takip edilecek noktalar en son revize dokümanların doğru bölümlerde olmasını sağlamaktır. Her bölüm kendi sorumluluğunda olan dokümanları muhafazasını sağlamalıdır. Orijinal dokümanların hepsi Kaliteden Sorumlu bölümde muhafaza edilmelidir. Kontrollü kopya Dokümanların okunabilir, hemen elde edilebilir ve zarar görmeden muhafazası esastır.
DOKUMANLARIN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ
Kalite Sistemi Dokümantasyonu belirli aralıklarla gözden geçirilmelidir. Mevcut dokümantasyon ISO 9001:2000 standartlarına uygunluk, format bakımından ve proses uygunluğu bakımından değerlendirilmelidir. Bu değerlendirmede öncelikli olarak bütün bölüm sorumluları kendi sorumluluğunda ki dokümanlarına hakim olmalıdırlar. Ayrıca ISO: 9001:2000 Kalite Yönetim Sisteminin uygulaması zorunlu gördüğü İç Kalite Tetkik Prosedürü bu amaç için kullanılabilir. .
İLGİLİ DOKÜMANLAR
1) Doküman Değişiklik İstek Ve Değerlendirme Formu : Formun amacı değişiklik yada yeni doküman ihtiyacı ortaya çıktığında bu ihtiyaçların tanımlanması, değerlendirmesi, yapılacak işlemlerin belirlenmesi ve faaliyetlerin onayı için kullanılır.
2) Doküman Listesi : ISO 9001:2000 kalite yönetim sistemi içinde bulunan bütün dokümanların yazıldığı formdur. Amacı sistemdeki dokümanların takibini yapmaktır. Her dokumanın türü,
adı, kodu, revizyon numarası ve revizyon tarihini içerir. Dokuman listesi sürekli güncel halde tutulmalıdır. Dokümanlarda yapılan değişiklikler yada oluşturulan yeni dokümanlar için listede gerekli güncellemeler yapılmalıdır.
3) Doküman Dağıtım Listesi: ISO 9001:2000 kalite yönetim sistemi içinde bulunan prosedürlerin hangi bölümde olduğunu gösteren ve dokümanların takibi için kullanılan bir formdur. Bütün bölümler için düzenlenmiştir. İlgili bölümün sorumluluğunda olan prosedürleri gösterir. Ve her bölüm sorumluluğunda olan prosedürleri dağıtım listesini imzalayarak alır.
DOKÜMANTASYON
Dokümantasyon; Kalite Yönetim Sistemini oluşturan tüm yazılı yada çizili biçimler olarak adlandırabiliriz. Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu, kuruluşun yapısı ve ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sitemi standardı ile uyumlu olmalı ve standardın ön gördüğü şartları karşılamalıdır. Öngörülen şartlar;
· Dokümante edilmiş Kalite politikası ve Kalite Hedeflerini
· Kalite el kitabını
· ISO 9001:2000’ de istenen Dokümante edilmiş prosedürleri
· Proseslerin etkin planlanması, işletilmesi ve kontrolünü sağlamak için kuruluşun ihtiyaç duyduğu dokümanları( Prosedürler, Talimatlar, Formlar, Dış dokümanlar)
· ISO 9001:2000’ de istenen kayıtları içermelidir.
DOKÜMANTASYONUN FAYDALARI
Standartları tam olarak karşılayan, etkin olarak uygulanan dokümantasyonun kuruluşa birçok faydası olmaktadır. Bunlardan en önemlileri şöyledir;
· Ürün kalitesi ve sürekli gelişme: Kalite Yönetim Sisteminin değerlendirilmesi için dokümantasyon gereklidir. Dokümantasyon; Kalite Yönetim Sisteminin ne kadar etkin olduğunu ölçmemize yarar. Ancak ölçebildiğimizi değerlendirerek daha ileriye götürebilir sürekli gelişmeyi sağlayabiliriz.
· Eğitimlere yardımcı olur: Firma çalışanlarının Kalite yönetim Sistemi, firma politika ve hedefleri konusunda eğitilmelerine ve çalışanların hedeflerini firma hedefleri ile aynı yöne çevirmesini sağlar.
· Süreklilik ve izlenebilirlik sağlar
· Somut kanıttır: Kalite Yönetim Sisteminin etkin bir şekilde uygulanmasından doğan kayıtlar birer kanıttır. Kayıtlar müşteri istekleri doğrultusunda üretim/hizmet yapıldığının kanıtlarıdır.
Standartları, Uluslar arası yasalar olarak nitelendirirsek; Kalite El kitabı firmanın Anayasası, Prosedürler Kanunları, Talimatlar yönetmelikleri formlar ise bizim anayasaya uyduğumuzun kanıtı olarak açıklayabiliriz. Bu yaklaşım bize dokümantasyonun ne kadar önemli olduğunu açıklamak için yeterlidir.
KALİTE EL KİTABI
Kalite el kitabı, Kalite Yönetim Sisteminin kapsamını, herhangi bir hariç tutma varsa ayrıntılarını ve hariç tutmanın haklılığını, Kalite Yönetim Sisteminin dokümante edilmiş prosedürlerini yada bunlara atıfları içermelidir
Kalite El Kitabının zorunlu bir yapısı veya sıralaması olmamakla birlikte, Kalite el kitabı ; kuruluşun kalite politikası , kalite amaçları ve bunlara ilişkin olarak yürürlükte olan
uygulamaları , açıkça, düzgün biçimde ve eksiksiz olarak ortaya koymalıdır. Dil yalın ve anlatım ‘ az ve öz ‘ olmalıdır.
Kalite El Kitabı;
· Kalite politikasını içerir.
· Genel sistemi göz önüne serer.
· ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sisteminin maddelerinden oluşur.
· Kalite yönetim sisteminin kapsamının ve dışarıda bırakmaların kanıtını içerir
· İletişim mekanizmasıdır
· Eğitim aracıdır
· Sistemin gözden geçirilmesine ve tetkikine yardımcıdır
· Pazarlama aracıdır.
· Süreçlerin etkileşiminin tarifini içerir.
KALİTE PROSEDÜRLERİ
Prosedür bir faaliyetin amacını, kapsamını tanımlayan ve faaliyetin gerçekleştirilmesi için belirlenen yoldur.İş sırasını ve sorumlulukları, ilgili dokümanları ve ilgili bölümleri tanımlayan kurallarını içerir. Kalite politikası ve standart şartlarını karşılamalıdır. Etkin olarak uygulanması gerekir.
Prosedürler aşağıdaki soruların cevaplarını verecek şekilde, ISO 90001:2000’in ilgili standartlarına göre düzenlenmelidir.
· Ne gerçekleştirilecek ?
· Neden gerçekleştirilecek ?
· Nerede kontrol edilecek ?
· Kim faaliyet, kontrolden sorumludur ?
· Nasıl gerçekleşecek, kontrol edilecek ?
· Ne zaman gerçekleşecek, kontrol edilecek ?
NE – NEDEN – NE ZAMAN – NASIL – NEREDE – KİM ?
Her Prosedür için Akış Diyagramları oluşturulabilir. Akış diyagramları prosesler arasındaki ilişkiyi göstermek için iyi bir yöntemdir. Proseslerin çok daha kolay anlaşılmasını sağlar.
TALİMATLAR
Prosedürde bahsedilen fakat detaylı olarak anlatılmayan faaliyetlerin nasıl ve kimin sorumluluğunda yapılması gerektiğini gösterir. Kısa, basit, anlaşılabilir ifadelerdir.“ Ana “ prosedürü destekler. Olmadığında işin ya da ürünün kalitesi olumsuz yönde etkilenebilir. Talimatlar oluşturulurken dikkat edilecek hususlar;
· İstenen sonuç için açık ve net ifadeler kullanılır
· Herkesin anlayabileceği dilde yazılır
· Fotoğraf, şema, akış diyagramları gibi görsel malzeme ile desteklenebilir.İlgili bilgi kaynakları ve yerleri belirtilir.
· Mümkün oldukça Sıfat ve zamirler kullanılmamalıdır.
DOKÜMANLARIN KONTROLU
Etkin bir Kalite Yönetim Sistemi için mevcut dokümantasyonun kontrolü gereklidir. Kontrolün amacı hem mevcut sistemin eksik kısımlarını tamamlamak hem de sistemin sürekli gelişmesini sağlamaktır. Kalite Yönetim Sistemi Dokümantasyonun kontrolü için bir prosedür oluşturulmalıdır. Bu prosedür ISO 9001:2000’ in belirttiği şartları sağlamalıdır. Bu şartlar;
· Dokümanların yeterlilik açısından gözden geçirme ve onayı,
· Revizyon durumunun ve değişikliklerin gösterilmesi
· Kullanım yerinde yürürlükteki baskılarının olması
· Dokümanların okunabilir olmasının ve kolaylıkla tanımlanabilmesinin sağlanması
· Dış kaynaklı olanlarının tanımlanmasını ve dağıtımının kontrollü olması
· Güncelliğini yitirmiş dokümanların kullanılmamasının güvence altına alınmasıdır.
REVİZE/YENİ DOKÜMAN İHTİYACI
Gelişen yada değişen şartlarda ve proseslerdeki gelişmeler sonucunda Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonunda Revize/Yeni Doküman İhtiyacı ortaya çıkabilir. Revize/ Yeni Doküman ihtiyacının tespit edilmesi için her birim kendi sorumluluğunda olan
dokümanların ne ifade ettiğini, nasıl kullanılacağını ve dokümanın ilgili ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Standardı maddelerini iyi anlaması gerekir.
NASIL DEĞERLENDİRİLECEK?
Revize/Yeni Doküman talepleri değerlendirilirken talepte bulunan bölüm sorumlusu ve ilgili bütün birimlerle görüşülür. Değerlendirme yapılırken gelen istekle mevcut sistemdeki dokümanların mukayesesidir. Talep edilen Revize/Yeni Doküman ile benzer amaçlı kullanılan doküman olup olmadığı kontrol edilir ve ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sisteminin ilgili maddeleri doğrultusunda talebin değerlendirilmesi yapılır. Değerlendirme sonucu dokümanın içeriğine, formatına, dokümanın hangi bölümlerde olması gerektiğine karar verilir.
YENİ DOKÜMANLARIN OLUŞTURULMASI
Değerlendirme sonucunda verilen kararlar doğrultusunda dokumanlar oluşturulmalıdır. Dokümanların formatı için ISO 9001:2000 standardı herhangi bir madde içermemektir. Ancak buradaki en önemli nokta dokümantasyonun; kolaylıkla anlaşılabilecek, diğer dokümanların yapısı ile uyumlu, dokumanın uygun olduğunu kanıtlayan(onay), dokümanın tanımlanması ve izlenebilmesi için uygun
kodlanmaya ve numaralandırmaya uygun bir formatta, mümkünse yapılan değişiklikleri tanımlayabilen bir formatta olmalıdır.
DOKÜMANLARIN ONAYLANMASI
Oluşturulan bütün dokümanlar genelde firmadaki en üst düzeyde bölüm( genel müdür) tarafından onaylanır. Onay verilmeden önce mutlak surette dokuman ISO 9001:2000 maddeleri ve işin gerekleri bakımından tekrar gözden geçirilmelidir. Oluşturulan Revize/ Yeni doküman prosedür ise oluşturulmuş prosedür genel müdüre onaylatılır. Formlar için ise yine ilgili olduğu prosedürler onaylanır.
İLGİLİ BİRİMLERE DAĞITIMI
Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu ilgili birimlere dağıtılmalıdır. Dağıtım yapılırken ilgili bölümün dokümanı teslim aldığının kanıtları (imza) oluşturulmalıdır. Ayrıca dokümanların kullanımda olduğunu gösteren işaretleme (kontrollü kopya damgası) Dokümanlar ilgili bölümlere dağıtılırken dokumanın içeriği, kullanım amacı ve nasıl kullanılacağı açık ve anlaşılır şekilde anlatılmalıdır.
ESKİ DOKÜMANLAR İPTALİ
Mevcut Kalite Yönetim Sisteminde revize edilen dokumanlar ilgili bölümlere teslim edildikten sonra eski dokumanlar uygun bir işaretlemeyle (İptal Damgası) iptal edilir. Eski dokumanın bir süre saklanması sistem için faydalı olabilir.
DOKÜMAN TAKİBİ VE MUHAFAZASI
Kalite Yönetim Sisteminde bulunan dokümanlar için uygun bir takip mekanizması oluşturulmalıdır. Amaç mevcut dokümanların takibini sağlamaktır. Takip edilecek noktalar en son revize dokümanların doğru bölümlerde olmasını sağlamaktır. Her bölüm kendi sorumluluğunda olan dokümanları muhafazasını sağlamalıdır. Orijinal dokümanların hepsi Kaliteden Sorumlu bölümde muhafaza edilmelidir. Kontrollü kopya Dokümanların okunabilir, hemen elde edilebilir ve zarar görmeden muhafazası esastır.
DOKUMANLARIN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ
Kalite Sistemi Dokümantasyonu belirli aralıklarla gözden geçirilmelidir. Mevcut dokümantasyon ISO 9001:2000 standartlarına uygunluk, format bakımından ve proses uygunluğu bakımından değerlendirilmelidir. Bu değerlendirmede öncelikli olarak bütün bölüm sorumluları kendi sorumluluğunda ki dokümanlarına hakim olmalıdırlar. Ayrıca ISO: 9001:2000 Kalite Yönetim Sisteminin uygulaması zorunlu gördüğü İç Kalite Tetkik Prosedürü bu amaç için kullanılabilir. .
İLGİLİ DOKÜMANLAR
1) Doküman Değişiklik İstek Ve Değerlendirme Formu : Formun amacı değişiklik yada yeni doküman ihtiyacı ortaya çıktığında bu ihtiyaçların tanımlanması, değerlendirmesi, yapılacak işlemlerin belirlenmesi ve faaliyetlerin onayı için kullanılır.
2) Doküman Listesi : ISO 9001:2000 kalite yönetim sistemi içinde bulunan bütün dokümanların yazıldığı formdur. Amacı sistemdeki dokümanların takibini yapmaktır. Her dokumanın türü,
adı, kodu, revizyon numarası ve revizyon tarihini içerir. Dokuman listesi sürekli güncel halde tutulmalıdır. Dokümanlarda yapılan değişiklikler yada oluşturulan yeni dokümanlar için listede gerekli güncellemeler yapılmalıdır.
3) Doküman Dağıtım Listesi: ISO 9001:2000 kalite yönetim sistemi içinde bulunan prosedürlerin hangi bölümde olduğunu gösteren ve dokümanların takibi için kullanılan bir formdur. Bütün bölümler için düzenlenmiştir. İlgili bölümün sorumluluğunda olan prosedürleri gösterir. Ve her bölüm sorumluluğunda olan prosedürleri dağıtım listesini imzalayarak alır.
