Sitemize reklam vermek için [email protected] adresine mail atabilirsiniz
For Advertising Contact [email protected]


Satın alma Prosedürü

Hakan811

Level 6
TM Üye
Üye
Ticaret - 0%
0   0   0
Katılım
3 Şub 2009
Mesajlar
1,426
Beğeniler
31
MmoLira
0
DevLira
0
#1
SATINALMA PROSEDÜRÜ

I. AMAÇ :
İşletmenin ihtiyacı olan tüm demirbaş eşyalar, makineler, yedek parçalar, sarf malzemeleri ve teknik hizmetlerin en uygun fiyat ve ödeme koşullarında, mümkün olan en üst kalitede merkez satınalma ile koordineli olarak satın alınmasıdır.

II. KAPSAM:
Satınalma prosedürü, işletmenin ihtiyacı olan tüm demirbaş eşyalar, makineler, yedek parçalar, sarf malzemeleri ve teknik hizmetlerin satın alınmasını kapsar.

III. SORUMLULUKLAR:
1. İstek Sahibi Departman Sorumlusu
Departman sorumluları ihtiyaçları olan malzeme yada hizmetleri satınalma formu doldurarak satınalma departmanına bildirir. Bu satınalma formunda gerekli tüm satınalma verileri ve gereken diğer açıklamaların bulunması gerekmektedir. Bu satınalma verileri içerisinde marka, cins, model, teknik özellikler ve bunlara ait tolerans sınırları, ambalaj, etiket, taşıma koşulları, gerekli diğer teknik detay ve çizimler, mevcut stok durumu, sipariş tarihi, istenen tarih ile birim ve miktarı bulunmaktadır. Gerekli olan bu satınalma verilerinin eksiksiz olması alınacak malzeme yada hizmetin ihtiyacı tam olarak karşılaması ve gelen teklifler arsından en uygun seçimin yapılabilmesi için son derece önemlidir. Satınalma talepleri sadece departman sorumluları tarafından yapılabilir ve formdaki bölüm imzalanmak suretiyle satınalmaya teslim edilir.
A. Depo Şefi
Depo şefine bağlı bulunan yiyecek, içecek, müşteri malzemeleri, temizlik deterjanları, temizlik malzemeleri, basılı evrak ve kırtasiye depolarında stoklu olarak çalışılan ürünlerde belirlenmiş olan maksimum-minimum stok seviyelerine göre ve mutfak ile koordineli bir şekilde satınalma istek formu ile siparişlerini bildirir. Bu formlara gerekli olan tüm satınalma verilerini yazmakla sorumludur.
B. Teknik Müdür
Teknik departmanın siparişlerinden sorumlu olduğu kalemler dışarıdan sağlanacak olan teknik hizmetler, yakıt (LPG, mazot, kalorifer yakıtı), üretimler ve teknik sarf malzemeleri ile demirbaşlar olarak özetlenebilir.
Teknik departman kendi bünyesinde halledemediği yada garanti kapsamındaki hizmet alımlarının takibi teknik müdür tarafından yapılır. Tüm bakım sözleşmeleri teknik müdür tarafından takip edilir ve hizmetin gerekli görüldüğü durumlarda, ilgili firma için teknik müdür tarafından satınalma sipariş formu doldurularak onaya sunulur.
Yakıt siparişleri de gene teknik departman tarafından anlaşmalı olduğumuz firmalara verilir. Sipariş zamanları ise ortalama olarak LPG için depo seviyesi % 40’a indiği zaman (27 ton toplam kapasite), motorin için % 50 (11 ton toplam kapasite), kalorifer yakıtı için ise % 40 (10 ton toplam kapasite) seviyesine indiği zaman sipariş verilir. Doluluğun çok düşük olduğu zamanlarda bu seviyeler düşebilir yada olağan üstü durumlarda da (planlı elektrik kesintisi, özel grup talepleri) bu seviye teknik müdür tarafından yükseltilebilir.
Özel üretim gerektiren kalemlerde toplam üretim tutarı 1000 €’ya kadar ise teknik müdür tarafından gerekli malzemeler için satınalma talep formu düzenlenerek onaya sunulur. Bu seviyenin üzerindeki üretimler için gerekli tüm bilgiler yazışma ile CGMY’na bildirilir. CGMY kontrol ettikten sonra eğer değişiklik söz konusu ise yapılır ve son haliyle Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı’na CGMY tarafından yazılı olarak onaya sunulur.
Teknik sarf malzemeleri ve yedek parçalar için ise teknik departmana bildirilen arıza fişleri doğrultusunda arıza olan bölgeye ilgili personel gönderilir ve gerekli malzemelerin tespiti yapılır. Bu malzemeler teknik depoda mevcut ise kullanılır. Stoklu çalışılmayan bir malzeme ise yapılan keşif doğrultusunda gereken miktarda malzeme siparişi verilir. bunun yanında ampuller, piller ve klima kayışları gibi sarfiyat oranı yüksek ve acil gereksinimi olan malzemelerde stoklu olarak çalışılır.
Demirbaş alımlarında ise bütçesi dahilinde teknik müdür siparişini yazar ve onay için satınalma departmanına verir.
C. F&B Müdürü ve Exec. Chief
Banket ve galalarda kullanılmak üzere stoklu olarak kullanılmayan yiyecek içecek ürünleri için gerektiğinde F&B Müdürü ve Exec Chief sipariş formu doldurarak satınalma departmanına iletir. Bunun dışında günlük olarak siparişi verilen sebze, meyve, yufka, vb. gibi dayanıksız yiyecek ürünleri için günlük market listesini doldurur ve onay için satınalmaya iletir.
Bunların dışında bütçeleri dahilinde demirbaş ve küçük demirbaş malzemeleri için satınalma taleplerini doldurarak onay için satınalmaya iletir.

D. Çamaşırhane Şefi
Üniforma siparişleri çamaşırhane şefinin sorumluluğundadır. Elindeki stokların durumuna ve departman taleplerine göre bütçelenen tutarlar dahilinde gerektiğinde üniforma siparişlerini verir. Gerekiyor ise önce numuneler alınır ve ilgili departman sorumlusu ile kontrol edildikten sonra seri üretim için siparişi verilir.
E. Animasyon
Animasyon sarf malzemeleri ve demirbaş malzemeleri için bütçeleri dahilinde ihtiyaçları ve yapılacak şovların türüne göre sipariş formları doldurulur ve departman sorumlusu tarafından onaylanarak satınalma departmanına iletilir. Tutarı yüksek olan kalemler için (havai fişek gibi) siparişler üst yönetimin bilgisi dahilinde verilir.
F. Houskeeper
Odalarda, genel alanlarda ve idari ofislerde kullanılmak üzere çiçek siparişlerini verir. Siparişi verirken doluluk oranı VIP misafir sayıları ve genel alanların kullanım oranları göz önünde bulundurularak siparişler satınalma talep formuna yazılarak onaya sunulur.
G. Diğer Departman Sorumluları
Tüm departmanlarda sadece departman sorumluları satınalma talebinde bulunabilirler. İhtiyaç duyulan ve ambarda bulunmayan bir malzeme için tüm satınalma verileri ve malzemenin gerekliliğine dair ayrıntılı bir açıklama ile birlikte doldurulan satınalma talep formu onay için satınalma departmanına verilir.
2. Satınalma Şefi
Departmanlar tarafından yazılan satınalma istek formları istek sahibi departman tarafından satınalmaya teslim edilir. Satınalma şefi ilk olarak verilen formda gerekli satınalma verilerinin olup olmadığını kontrol eder.
Satınalma sorumlusu talep edilen malzeme ve hizmetler için sözleşme yapılacaksa, demirbaş malzemeler, tekstil ürünleri, tüm yiyecek içecek malzemeleri (bira, meşrubat, şarküteri, et vb.), toplu basım gerektiren matbu kağıtlar gibi satınalma isteklerini merkez satınalmaya bildirmekle sorumludur. Bunun yanında yerel hizmet gerektiren durumlar (tamiratlar), küçük demirbaşlar ve acil durumlarda değeri 200 €’ya kadar olan malzeme yada hizmetleri temin etmekten sorumludur. Bu malzemeleri gruplandırırsak;
A. Yiyecek İçecek Malzemeleri
Gelen satınalma formlarındaki malzemeler ile ilgili merkez satınalma tarafından yapılan bir anlaşma var ise, form üzerine ürünün anlaşmalı olduğu belirtilir. Anlaşma bir kota konularak yapılmış ve bu kota dolmuş ise operation analyste bilgisi verilir. Ürünle ilgili herhangi bir anlaşma yok ise en az üç firmadan fiyat teklifi alınır ve bu teklifler değerlendirilerek form üzerine yada fiyat analiz formuna işlenir. Bu satınalmalar aynı zamanda merkez satınalmaya da bildirilerek tedarik edilecek firma belirlenir.
B. Müşteri Malzemeleri
Gelen satınalma formlarındaki malzemeler ile ilgili merkez satınalma tarafından yapılan bir anlaşma var ise, form üzerine ürünün anlaşmalı olduğu belirtilir. Anlaşma bir kota konularak yapılmış ve bu kota dolmuş ise operation analyste bilgisi verilir. Ürünle ilgili herhangi bir anlaşma yok ise en az üç firmadan fiyat teklifi alınır ve bu teklifler değerlendirilerek form üzerine yada fiyat analiz formuna işlenir. Bu satınalmalar aynı zamanda merkez satınalmaya da bildirilerek tedarik edilecek firma belirlenir.
C. Temizlik Maddeleri
Temizlik maddeleri için yapılan anlaşma çerçevesinde gelen satınalmalar ilgili firmaya sipariş edilir. Anlaşma dışındaki ürünler için en az üç firmadan teklif alınarak form üzerine işlenir ve uygun teklifi veren firmaya sipariş verilir.
D. Temizlik Malzemeleri:
Temizlik malzemeleri için yapılmış herhangi bir anlaşma olmadığından en az üç firmadan teklif alınarak form üzerine işlenir ve uygun teklifi veren firmaya sipariş verilir.
E. Basılı Evrak ve Kırtasiye:
Toplu basım gerektiren matbu kağıtlar için tedarikçi firmalardan teklifler alınır ve değerlendirilir. Bu değerlendirmeler merkez satınalmaya da iletilerek sipariş verilecek firma tespit edilir ve sipariş verilir. Bu çeşit toplu basım gerektiren kağıtlar için fiyat oranı miktarla orantılı olduğundan, eğer kullanılmakta olan bir evrak ise ve herhangi bir baskı hatası yok ise sipariş bütçelenen gecelemeye göre ortalama 6 aylık olarak verilir. İlk defa bastırılacak ise olası hatalar ve değişiklikler de düşünülerek bu miktar bir yada iki aylık gecelemeye göre verilir. Diğer evrak ve kırtasiye malzemeleri için en az üç tedarikçi firmadan teklifler alınır ve en uygun teklifi veren firmaya sipariş verilir.



F. Yakıt:
Kullanımı yüksek olan yakıt siparişleri (LPG, motorin, odun gibi) anlaşmalı olduğumuz firmalara verilir. Diğer yakıtların (kandil yakıtı, reşo yakıtı, vb) siparişleri ise piyasadan alınan teklifler değerlendirilerek en uygun olan firmaya verilir.
G. Demirbaş Malzemeler:
Küçük demirbaş alımlarında (200 €’ya kadar) departmanlar bütçeleri dahilinde talep ettikleri ihtiyaçlarını satınalma talep formu doldurarak satınalmaya teslim eder. Bütçe dışında olan taleplerde ise üst yönetimin onayı alınarak bu işlem uygulanır. Satınalma gelen talepler için teklifleri alır ve en uygun teklifi veren firmaya siparişi verir. Büyük demirbaşlar için ise departman sorumlusu talebini ve tüm detayları bir iç yazışma ile üst yönetime aktarır. Üst yönetim bu talebi değerlendirerek yazışmayı merkez ofise bildirir. Merkez ofis talebi değerlendirir ve onaylar ise alım merkez tarafından yapılır ve bir yazışma ile otel yönetimine ve satınalma departmanına bildirilir.
H. Teknik Hizmet:
Dışarıdan teknik hizmet gerektiren durumlar için kalite standartlarına ve fiyat politikasına uygun olabilecek anlaşmalı dış taşeronları ve satıcı firmalarını teknik müdür belirler teknik bakım sözleşmelerinin takibini yapar. Bu sözleşmeler çerçevesinde gerekli bakım onarım işlemleri için teknik hizmet taleplerini satınalma talep formu doldurarak onaya sunar. Bu sözleşmelerin kapsamı dışında herhangi bir hizmet gereksinimi durumunda dış taşeron araştırma yetki ve görevi gene teknik müdüründür. Bu tür hizmetler için gerekiyorsa önce bir demo yapılır ve firma belirlenir ve gerekli tüm açıklamalar gerektiğinde bir ek olarak hazırlanır ve teklifle birlikte onay için satınalma talep formu doldurularak satınalmaya verilir.
I. Animasyon Malzemeleri:
Animasyon tarafından talep edilen sarf malzemeleri için piyasa araştırması yerel pazardan yapılır ve alımlar yapılır. Yüksek fiyatlı alımlar (havai fişek, yılbaşı süsleri gibi) ise anlaşmalı firmalardan yada merkez satınalma ile görüşülerek yapılır.
J. Üniforma:
Toplu üniforma siparişleri merkez satınalmaya bildirilir ve alımlar merkez tarafından yapılarak bilgisi otel yönetimine yazı ile bildirilir. Bunun dışındaki küçük alımlarda satınalma tarafından firmalardan numuneler ve fiyat teklifleri alınarak siparişi veren departman sorumluları ile teklifler değerlendirilerek siparişler verilir.

K. Teknik Malzemeler:
Teknik departman tarafından kullanılan aletler, yedek parçalar tüm satınalma verileri yazılarak ve gerekiyorsa detay çizimleri ve örnekleri ile satınalma talep formu doldurularak satınalma departmanına verilir. Satınalma bu bilgiler doğrultusunda gerekli piyasa araştırmasını yapar, gerektiğinde teknik departmandan piyasa araştırması konusunda yardım alır ve siparişlerini verir.

3. Operation Analyst
Satınalma tarafından onaylanan, piyasa araştırması ve fiyat analizi yapılan satınalmalar ilk olarak operation analyste gönderilir. Burada yiyecek, içecek, buklet, temizlik maddeleri, temizlik malzemeleri, kırtasiye, basılı evrak gibi sarf malzemelerinin son bir ay ve son on günlük periyotlardaki tüketimlerini yazar. Depo şefi tarafından yazılmış olan mevcut stoklarını sistem kayıtlarından kontrol eder ve sipariş miktarlarını tahmini geceleme sayısına göre ayarlar. Siparişi verilen ürünlerin anlaşmalı olup olmadıklarını ve bu ürünlerin anlaşmalı olan firmalardan tedarik edilmesini takip eder. Bir kota dahilinde yapılmış olan anlaşmalarda ürünün anlaşması bitti ise, son üç ayın kişi başı tüketim oranları çıkartılır ve tahmini geceleme sayısı ile bu oran çarpılarak sipariş miktarları belirlenir. Bu veriler bir rapor haline getirilerek CGMY’na gönderilir.
İthal içki siparişlerinde ise merkez ofis tarafından istenilen formatta, talep edilen malzemelerle ilgili veriler tablo halinde hazırlanarak bir kopyası satınalma formuna eklenir ve bir kopyası da mail yolu ile CGMY’na gönderilir.
Merkez ofis tarafından toplu alım yapılacağı bildirilen malzemeler için geçmiş aylardaki tüketim oranlarına ve kullanım yerlerine göre ileriki aylardaki tahmini gecelemelere göre ihtiyaç miktarları çıkartılır ve CGMY onayına sunulur.

4. Muhasebe Müdürü
Muhasebe müdürlüğüne gelen satınalma talep formları, gelen tekliflere göre fiyatları kontrol edilerek onaylanır.

5. Maliyet Kontrolünden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı
Yukarıda belirtilen aşamalardan geçen satınalma talep formları ve varsa ekleri muhasebe müdürlüğünden sonra onay için CGMY’na gelir. Sarf malzemeleri için yazılmış olan sipariş formları miktarsal olarak ve fiyatları bakımından tekrar kontrolden geçirir ve gerekli düzeltmeleri yapar. Anlaşması biten bir ürün varsa, bu ürün ile ilgili tüketim raporu ve tahmini gecelemelere göre verilmesi gereken sipariş miktarlarını belirten raporları kontrol eder ve Maliyet Analiz Sistem Direktörü’ne gönderilir. Bununla birlikte ithal içki siparişlerini ve sipariş eklerini kontrol ederek Maliyet Analiz Sistem Direktörü’ne gönderilir.
Diğer hizmet ve demirbaş taleplerini satınalma verilerini inceleyerek bütçe doğrultusunda değerlendirir. Gerekirse talepte bulunan departman sorumluları ile temasa geçerek taleplerin önem derecelerini tartışır ve satınalma taleplerini onaylar.
Özel üretim gerektiren taleplerde teknik departmandan gelen verileri inceler ve onay için Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı’na onay için yazı ile bildirir.
Gerekiyor ise, satınalmalar ile ilgili merkez ofis ile yazışmaları yapar.

6. Genel Müdür
Son kontrol noktası olarak gelen talep formlarını kontrol eder ve onaylar.




















ACİL SATINALMA PROSEDÜRÜ
Hizmetin aksamaması için acil olarak temin edilmesi gereken malzemeleri için düzenlenir. Yürütülmesinden satınalma şefi sorumludur. Gerekli olan sipariş departman sorumlusu tarafından doldurulur ve satınalma şefine iletilir. Siparişin aciliyetine göre satınalma şefi tarafından form üzerine “acil” kaşesi vurulur. Talebin cinsine göre yukarıdaki aşamalardan geçirilerek sipariş verilir. Bu imza prosedürünü hızlandırmak için genel müdür onayı yerine CGMY onayı yeterlidir.
Bu da uygulanamıyor ise CGMY onayı ile malzeme temin edilip satınalma talep formu malzeme temininden sonra da doldurulup imzaya çıkartılabilir.
 
Üst