Envanter modelleri ve envanter probleminin tanımı

ENVANTER MODELLERİ

Envanter; gelecekteki ürün ve satışlar için elde tutulan mallar olarak tanımlanır. Eldeki envanter düzeyinin yüksek veya çok az olmasının hem yararı, hem de zararı olabilir.

Gelecekteki satış ve kullanım için envanter tutmak iş dünyasında çok yaygındır. Perakendeci firmalar, toptancılar, üretim firmaları ve hatta kan bankaları ellerinde genellikle mallarının stoklarını bulundururlar. Böyle bir imkan envanter politikasını belirler. Küçük bir firmada yönetici envanteri takip edip, kararları verebilir. Yine de bu, küçük firmalarda bile uygulanabilir olmayabilir. Çünkü; birçok büyük firma bilimsel envanter yöntemini kullanarak büyük miktarda paralar tasarruf ettiler. Özellikle:

1) Envanter sisteminin davranışı tasvir eden bir matematik model formülleştirirler.
2) Bu modelle ilgili optimal envanter politikası elde ederler.
3) Envanter seviyelerinin kayıtlarını takip etmek ve ne zaman ve ne kadar yenileneceklerini belirlemek için genellikle bilgisayar kullanırlar.

Bu yaklaşımı başarıyla kullanan bir şirket olarak IBM` i gösterebiliriz. IBM envanter teorisini kendi ulusal yedek parça envanterleri şebekesine entegre etmekte kullanarak IBM müşteri servislerini geliştirdi ve envanterde 250 milyon $ dan fazla olan sermayeyi azalttı. Ayrıca geliştirilen operasyon tekniği ile her yıl 20 milyon $ tasarruf etti.

ENVANTER PROBLEMİNİN TANIMI

Envanter Probleminin Temel Yapısı

Belirli bir dönemde talebi karşılamak amacıyla fiziki malları veya ticari eşyaları stoklamak gerektiği zaman envanter problemi doğar. Malzeme stoklarının temel fonksiyonu, üretim-dağıtım-tüketim zincirinde birbirini izleyen kademelerin uyuşum halinde çalışmasını sağlamaktır. Ham madde stokları, üretim kararlarının tedarik kararlarından bağımsız verilmesini sağlar. Üretim kademeleri arasındaki envanter (proses içi stok) malzeme dönüşüm faaliyetlerini sağlar. Örneğin bir mamul için A makinesini %50 kapasite ile çalıştırmayı gerektirir.

Dağıtım stokları için de proses içi stoklara benzer bir ilişki vardır. Müşteri talep düzeylerinde değişkenlik üretimden ziyade stoklar aracılığı ile karşılanır.

Talepteki değişkenlik, satın alma uygulamaları örneğin miktar iskontosu ve tedarik süresinde değişkenlik yanında müşteri talebini karşılamak için perakende stoklar yapılır.

Fazla stok, birim başına daha fazla parayı stoklara yatırmakla daha az elde bulundurmama ile karşılaşmayı ve daha az sipariş vermeyi sağlar. Az stok ise birim zaman başına yatırılan sermayeyi azaltacaktır, ama stoksuz çalışma riskini ve sipariş verme frekansını arttıracaktır. Verilen iki aşırı örnek de maliyetlidir. O halde sipariş miktarı ve sipariş zamanı kararları, fazla stok ve az stoktan doğan toplam maliyetleri dengeleyen bir maliyet fonksiyonunun minimize edilmesine bağlı olmaktadır.
Envanter, üretimi, talebi ve gelen siparişleri karşılamayı aksatmamak için el altında tutulan mallar olarak tanımlanabilir. Doğal olarak, bu el altında tutulan mallar da işletmeye bir maliyet getirecektir. Bunu sıfıra indirmek pratikte pek mümkün olamayacağına göre önemli olan bu maliyeti mümkün olan en düşük seviyede tutacak metodu bulmaktır. Bu metodu bulabilmek için öncelikle bu iki temel soruya,(ki envanter problemlerinin çoğu bu iki temel soruya cevap arar) cevap verilmelidir.

• Bir defada ne miktarda sipariş verilmelidir?
• Ne zaman ( yada ne sıklıkla) sipariş verilmelidir?

Yukarıdaki soruların her birinde karşıt maliyetler vardır. Birinci soruda, bir defada fazla miktarda sipariş verme ile ilgili bir maliyet ve bir defada az miktarda sipariş verme ile ilgili bir başka maliyet yer alırken, ikinci soruda siparişleri çok sık vermekle ilişkili bir maliyet ve siparişleri yeterli sıklıkta vermemekle ilişkili bir maliyet vardır. Genel hedefimiz tüm benzer maliyetlerin toplamının minimizasyonunu sağlamaktır.

Envanterin temel yapısını çözmek ve ilgili muhtemel problemleri çözmek için tam ve kesin satış tahmini ve ayrıntılı hammadde dökümü yapmak gerekir, ki bunlar müşteri talepleri ile birleştirilerek yapılır. Bir değer gereksinim de malzemelerin hareketi, işleme sokulması ve depolanması süreçlerini iyi analiz etmek ve gerekli iyileştirmeleri yapmaktır.

Bundan başka, başarılı bir envanter kontrolü aşağıdaki ilkesel düşünceleri gözönünde bulundurmalıdır:

• Malzeme siparişinde yeterli zaman
• Müşteri siparişlerini karşılamada yeterli stok
• Envanter kontrolü işlevi, imalat ile koordineli olarak yürütülür.

Envanter Planlama ve Kontrolünün Amacı

Envanterler (stoklar), ekonomideki ürünlerin üretimi ve dağıtılmasında hayati önem taşırlar. Müşteri olarak satın aldığımız malların envanterlerini korumada tüccara bağımlıyızdır. Tüccarlarda tüm müşterilerin satın almayı arzuladıkları malların envanterlerini korumada, bu malları sağladıkları firmalara bağımlıdırlar. Üretim prosesi ile hammaddelerin ve ara malların envanterlerini koruma da, depolama hacmine bağlıdır. Bunlardan başka envanterlere bağımlığımızı gösteren pek çok örnek daha ortaya konabilir. Ne modern dinamik bir ekonomi, ne de ilkel bir ekonomi envanter olmadan işleyip fonksiyonunu yerine getiremez. Aşikar olan gerekliliklerine karşın envanterler istenmeyen ekstra maliyetler olarak kabul edilir. Envanter planlaması ve kontrolünün amacı uygun biri envanter politikası belirlemek ve çeşitli envanter maliyetlerini minimum düzeyde tutacak optimum karar değişkenlerini (sipariş miktarı, sipariş sıklığı) hesaplamaktır.

Genelde envanterler, aşağıdaki faktörlerin uyum içinde olmamasından dolayı gerekli hale gelir. Dolayısıyla envanter planlama ve kontrolün bir diğer amacı da bu faktörler arasında uyum yaratmak ve bunu maksimum düzeye çıkarmaktır. Bu faktörler:

• Tedarik kaynağı ve üretim prosesi
• Üretim prosesinde ardarda gelen iş istasyonları
• Üretim prosesi ve ürün talebi




Envanterin Sınıflandırılması

İşletmelerin el altında tuttuğu mallar olarak tanımlanan envanter kendi içinde cins, paha, kullanım yeri, stoklama biçimi bakımından farklılıklar gösterir. Üretim planlama ve kontrol, tedarik, satış ve maliyet muhasebesi bölümleri açısından yapılan ve kabul gören envanter sınıflandırılması şöyledir:

a. Hammaddeler: İşletmede üretime giren ve işleme tabi tutulup değer kazandırılan tüm varlıklar hammaddedir. Hammadde tanımı işletmeden işletmeye değişebilir. Örneğin, bir kağıt fabrikasında hammadde ağaç tomruğu, mamul de kağıttır. Halbuki, defter üreten bir fabrikada da kağıt hammadde olur mamul de defter olur.

b. Satın alınan hazır parçalar: Mamulün bir bölümünü oluşturan ve genellikle dışarıdan hazır olarak temin edilen varlıklardır. Bunlar cıvata, somun, pim, vida gibi basit ama çok kullanılan parçalar olabileceği gibi, araba üzerinde örnek gösterecek olursak, koltuk grubu, güç ve sinyalizasyon kablo ağı gibi karmaşık ürünler de olabilirler.

c. Yarı mamuller: Üzerlerinde yapılması gereken işlemler henüz tamamlanmamış bulunan ve iş istasyonları arasındaki ara depolarda muhafaza edilen varlıklardır. İşletmede sürece göre yerleşim sözkonusu ise bu yarı mamuller ilgili işlemin yapıldığı atelyelerde bekletileceklerdir.
d. Yardımcı Malzemeler: Mamulde doğrudan kullanılmayan veya hiç yer almayan malzemelerdir. Ürüne herhangi bir katma değerleri mevcut değildir. Örnek olarak, sıkma-sökme aparatı, kesme sıvısı, makine yağı, vb malzemelerdir.

e. Mamuller: Fabrika içinde öngörülen işlemlerin tümü tamamlandıktan sonra müşteriye teslim edilmek üzere depolanan varlıklardır. Mamuller, bütün işlemlerden geçtikleri ve belirli bir yerde durağan oldukları için sayma, değerleme ve kontrol açısından kolaylık gösterirler. Hammadde ve yarı mamullerde belirsizlik nispeten fazla olduğundan kontrolleri daha güçtür.

Envanter Kontrolünde Geri Besleme ve Düzeltici Faaliyetler

Bir kontrol sisteminde değişik transfer grubunun seçimi, işlemin türüne, malzeme ve tedarikçilerin durumuna, elde bulundurmanın önemine, talep yapısına, transfer fonksiyonu tahminlerinin sağlıklılığına ve daha pek çok etmene bağlıdır. Transfer fonksiyonu “bilginin karara dönüştürüldüğünü işlemi“ olarak tanımlanabilir.
Seçilen transfer fonksiyonlarının, bir gözlem ve denetim olmadan kusursuz işlemesi beklenemez. Bu yüzden tüm transfer fonksiyonlarının sonuçlarının sürekli olarak incelenmesi zorunludur. Bu bölümde envanter fonksiyonlarında geri besleme ve düzeltme konuları ele alınacaktır.

Geri Beslemenin Kaynakları

Envanter planlama ve kontrol fonksiyonunun başarılı olması, büyük ölçüde zamanında ve kesin geri beslemeye bağlıdır. Geri beslemenin çeşitli kaynakları aşağıdaki paragraflarda incelenecektir.
Satıcılar (Tedarikçiler): Satıcılar malzemenin durumu ile ilgili bilgi sağlarlar. Satıcı siparişin gecikeceği veya siparişin bir bölümünün gönderileceği gibi bilgiler verebilir.
Satışlar: Satışlar gerçek talep için iyi bir bilgi kaynağıdır. Toptancılarda ve perakendecilerde oluşan aşırı envanter, satışların hangi düzeyde olduğu ve pazarla ilgili diğer bilgiler bu yolla sağlanabilir.

Üretim Bölümü: Buradan gerçek üretim miktarı gerçek teslim süreleri siparişlerin beklenen teslim tarihleri gibi bilgiler alınabilir.

Mühendislik: Buradan, yeni malzemeler ve parçalar, kullanılmasına son verilen malzemeler, satın alınan ve üretilen mallardaki gerçek fire oranları gibi bilgiler alınabilir.
Satın alma: Satınalma yeni tedarikçiler, fiyat değişimleri, miktar indirimleri, alışılmadık Pazar koşulları ve gerçek teslim süreleri ile ilgili bilgileri sağlar.

Finansal Kontrol: Finansal kontrol ve muhasebe envanter finansmanı politikasındaki ve maliyetlerdeki (elde bulundurma maliyeti, sipariş maliyeti gibi) değişikliklerle ilgili bilgi sağlar.

Sayım: Çalınma, kırılma, bozulma vb. yüzünden oluşan envanter kayıtlarındaki hataların düzeltilmesi için belirli dönemlerde envanterdeki tüm malların sayılması gerekir.

Kısa Dönemde Düzeltme

Gerçek olgular planladıklarımızdan belirgin şekilde saptığı zaman düzeltme eylemine gerek duyulur. Üretilen bir mal için benzer bir durumda karşılaşıldığında üretim siparişi genişletilebilir. Satın alınan bir mal söz konusu ise, ek sipariş verilebilir, hatta başka bir tedarikçiye de başvurulabilir.

Zaman zaman uygun olan bir diğer kısa dönem düzeltme ise stok düzeyi azalan veya tükenen bir malzemenin yerine başka bir malzemenin kullanılmasıdır. Bazen işletme normalde kendi ürettiği bir malı da satın alabilir. Mamul malların tükenmesi halinde de müşteriye ürünü beklemesi için ikna etmeye çalışabiliriz. Veya müşteriye bir tazminat ödenmesi sözkonusu olabilir.

Uzun Dönemde Düzeltme

Transfer fonksiyonlarının etkinliği sürekli olarak izlenmeli ve sistemin performansı ölçüt performanstan belirgin olarak farklılaştığında parametreler üzerinde ayarlamalar yapılmalıdır. Örneğin, tedarikçilerin teslim süresi ile ilgili verilen izlenmeli ve herhangi bir değişim durumunda yeni bir emniyet stok düzeyi belirlenmelidir. Eğer stokların tükenmesi durumuyla çok sık karşılaşılıyorsa, emniyet stoğu artıralabilir veya siparişler arası süre kısaltılabilir. Stokların türenmesiyle hiç karşılaşılmıyorsa emniyet stoğu azaltılabilir.

Talep düzeyindeki değişmeler, üretim planını ve transfer fonksiyonlarında kullanılan parametreleri değiştirmeli gerektirebilir. Tüm transfer fonksiyonları büyük oranda talebe bağlıdır.

En son olarak envanter sisteminin tümünü (sabit sipariş miktarı veya sabit sipariş aralığı) değiştirmek gerekebilir. Gerçekte envanter kontrolünde iki sistemin elemanlarının aynı anda kullanılması daha doğrudur.

Paylasım icin tesekkurler.