Ayyıldız2 | 2008 TR Yapısı • 1-99 Orta Emek Destan • Oto Avsız • 10 Temmuz 21:00 HEMEN TIKLA!
Docsvault Doküman Yönetim Yazılımı
Doküman Yönetim Sistemi kavramı son yıllarda popülerliğini oldukça artırdı. Çünkü artık her şey dijital ortama taşındı. Belgelere imzalarımızı bile artık bilgisayarda atıyoruz. Haliyle bu dokümanların yönetilmesi de ayrı bir ihtiyaç konusu. Tabi tüm bunlara Doküman Yönetim Sistemlerinin kattığı performansı da eklersek şirketlerin bu sistemi kullanmaları kaçınılmaz oluyor. İşte bu noktada Fins Bilişim`in Doküman Yönetim Yazılımı olan Docsvault hem belgelerinizi arşivleyebileceğiniz hem de yönetebileceğiniz mükemmel bir ürün.
Docsvault her şeyden önce tüm belgelerinizi dijital ortama taşıyıp tek bir noktada merkezileştirmenizi sağlıyor. Dahili yedeklemesi ile arşivleme ihtiyacınızı giderirken pek çok faydalı özelliği ile de günlük kullanılan belgelerinizi yönetmenizi sağlıyor. Aynı zamanda uygun fiyatı ile de herkesin sahip olabileceği bir yazılım.
Peki nasıl bir yazılım bu Docsvault? Sistem gereksinimleri neler?
Server-Client çalışan bir yazılım. Bir noktada Server yazılımı ile SQL veritabanında verilerinizi saklıyor. Clientlar ile de istediğiniz noktadan belgelerinize erişebiliyorsunuz. Detaylı sistem gereksinimlerini şu şekilde sıralayabiliriz.
Docsvault Sunucu İçin:
İşlemci - Pentium 4/AMD Athlon veya daha yüksek
RAM - 2 GB yada daha yüksek
Ekran Çözünürlüğü - 1024*768 veya daha yüksek
İşletim Sistemi - Windows: XP SP3, Vista (32 & 64 bit), 7 (32 & 64 bit) yada Windows Server 2003,2008
Veritabanı Altyapısı - Microsoft SQL Server 2005 Express varsayılan olarak eklenir
Gerekli disk alanı - 120 Mb Docsvault uygulama verileri için + Belgeleri saklamak için alan
.NET Framework - Version 4.0
Yükleyici - Windows Installer 4.5 veya üzeri
İstemci için gereksinimler
İşlemci - Pentium 4/AMD Athlon veya daha yüksek
RAM - 1 GB yada daha yüksek
Ekran Çözünürlüğü - 1024*768 veya daha yüksek
İşletim Sistemi - Windows: XP SP3, Vista (32 & 64 bit), 7 (32 & 64 bit)
Veritabanı Altyapısı - Microsoft SQL Server 2005 Express varsayılan olarak eklenir.
Gerekli disk alanı - 80 Mb
.NET Framework - Version 4.0
Yükleyici - Windows Installer 4.5 veya üzeri
Tarayıcı - Doğrudan tarama için herhangi bir TWAIN uyumlu tarayıcı.Diğer yöntemler için herhangi bir tarayıcı
MS Office Entegrasyonu - MS Office 2007 / 2010
Sisteminiz bu özelliklere sahipse Docsvault kurulumu yapılabilir.Çok büyük bir işletmeniz ve çok fazla kullanıcınız yoksa ücretsiz SQL Express veritabanı kullanabilirsiniz. Ama ihtiyaçlarınız arttıkça lisanslı bir SQL kullanmanız performans açısından daha iyi olacaktır.
Docsvault kullanmak bize ne sağlar isterseniz kısaca bir göz atalım.
Her şeyden önce belgelerimizin tümü dijital ortamda tek bir noktada merkezileşmiş olur. Bu hem düzen hem de belge güvenliği açısından çok önemlidir. Bu sayede bir belge üzerinde bir kullanıcı çalışırken diğerleri o belgede herhangi bir değişiklik yapamazlar. Aynı bir sandık gibi düşünebiliriz Docsvault`u.Önce verilerimizi oraya koyuyoruz. Sonra lazım olduğunda kendi lokalimize çıkarıyoruz. İşimiz bitince yine yerine iade ediyoruz.
Tabiki bu sandığa erişimde öyle gelişi güzel olmuyor. Kullanıcı oluştururken hangi işlemleri yapabileceğini belirtiyoruz.Ve kullanıcı dosyalara kendi yetkileri ölçüsünde erişiyor. Ama bundan ayrı bir de klasör bazında yetkilendirmede yapabiliyoruz. Örneğin tüm belgeler üzerinde tüm yetkileri olan bir kullanıcının sadece bir belgeye yada bir klasöre erişimi olmasın ya da kısıtlı olsun istenebilir. O zaman o belge yada belgelerin güvenlik özelliklerinden o kullanıcıların yetkileri sınırlandırılabilir. Aynı şey tersi içinde olabilir. Yani yetkileri kısıtlı bir kullanıcı bir belge, dolap yada klasörde tüm yetkilere sahip olabilir.
Belge güvenliği bununla da sınırlı değil. Aynı zamanda isterseniz belgelerde kim ne zaman ne işlem yapmış bunu da izleyebiliyorsunuz. Bu sayede artık silinen bir belgenin faili her zaman tespit edilmiş oluyor.
Güncel çalıştığınız belgeleri de koruyor Docsvault. Örneğin bir belgeyi açıp üzerinde değişiklik yaptınız. Kaydettiğinizde onu yeni bir versiyon olarak kaydediyor. Tabiki kimin ve ne zaman yaptığını da saklayarak. Böylece belgenin orijinal hali ve arada yapılan değişiklikler her zaman saklanmış oluyor.
Her şeyi saklamak güzel ama bir o kadar önemli olan da gerektiğinde arayıp bulabilmek. Docsvault bunun için oldukça geniş arama kriterlerine sahip. Dosya ve klasör isminde, belge notlarında, açıklamasında metin arayabileceğimiz gibi, belgenin tarihine, boyutuna,etiketine, sahibine göre de arama yapabiliriz. Hatta dosya metin tabanlıysa yada OCR işleminden geçmiş bir pdf dokümanıysa belge içerinde geçen kelimelerden de arama yapabiliriz. Ama Docsvault içerisinde sadece word,Excel ve pdf dokümanları mı saklayabiliyoruz? Tabiki hayır. Bilgisayarda saklanan her şey Docsvault altında saklanabilir. Bu nedenle bu tip belgeler içinde profiller ve indeksler geliştirilmiş. Bunları açarsak; indeksler belgeler için tanımlanan anahtar kelimelerdir, profiller ise bu anahtar kelimeler topluluğudur. Örneğin faturalarınızı saklıyorsunuz.Fatura numarası, fatura tarihi, son ödeme tarihi, fatura tutarı gibi indeksler içeren bir Faturalama profili oluşturabilirsiniz. Dilerseniz bu alanları zorunlu olarak da ayarlayabilirsiniz. O zaman hiçbir kullanıcı bu değerleri doldurmadan belgeyi Docsvault`a aktaramaz. Ve daha sonra aradığınız bir belgeye doğrudan bu indeks değerlerini kullanarak ulaşabilirsiniz.
Belgeleri Docsvault`a aktarma işi de oldukça basit ve alternatifli. Doğrudan program üzerine sürükleyip bırakabileceğiniz gibi, içe aktar butonu ile de aktarabilirsiniz.Bunun yanında bilgisayardaki bir belgeye sağ tıklayıp Gönder seçeneği ile yada herhangi bir belge açıkken Farklı kaydet seçeneği ile kaydedebilirsiniz. Docsvault Explorer Entegrasyonu sayesinde Docsvault bilgisayarım altına sanal bir sürücü şeklinde gelir. Yine Docsvault PDF yazıcısı ile yazdır diyebildiğiniz herhangi bir belgeyi ya da web sayfalarını PDF yazıcısı ile Docsvault`a PDF formatında aktarabilirsiniz. Halihazırda kağıt dokümanlarınızı ise Docsvault tarama arayüzü ile kolayca dilediğiniz formatta tarayıp içe aktarabilirsiniz.
Docsvault`un en çok kullanılan Office programlarıyla doğrudan entegrasyonu vardır. Örneğin maillerinizi sadece bir tek butona basarak Docsvault`a kaydedebilrisiniz. Yine Word, Excel, Power Point uygulamalarında da Docsvault isminde bir sekme gelir ve tek butona tıklayarak belgeyi kaydedebilirsiniz.
Toplu belge aktarımı için klasör izleme mevcuttur. Örneğin faxlarınızın , yada günlük, haftalık toplu taranan belgelerinizin bulunduğu klasörü Docsvault`a gösterip belirli aralıklarla yeni belge var mı diye izlemesini sağlayabilirsiniz. Bu sayede belgeler arka plandan Docsvault`a aktarılırken sizin hiçbir şey yapmanıza gerek kalmaz.
Mevcut pdf belgelerinizi Docsvault dahili pdf editörü ile düzenleyebilirsiniz. Burada belgeler üzerinde oldukça fazla yapacak şeyiniz vardır. Örneğin belgeye, not, yazı,resim ve damga ekleyebilirsiniz. Boş bir sayfa ekleyebilir, varolan sayfalardan silebilir, sayfaların yerlerini değiştirebilir, mevcut belgeye başka bir belge ekleyebilir ya da belgeyi parçalara ayırabilirsiniz. Yine belgeleri klasörlerde saklarken renkli klasör bölümleri oluşturabilirsiniz. Bu size fiziksel olarak aynı yerde durması gereken belgelerinizi mantıksal olarak ayrıştrmanızı sağlar. Farklı klasörlerde sakladığınız ama birbiri ile ilgili belgeleri ilişkilendirebilirsiniz. Bir belgeye başka bir klasörden link verebilirsiniz.
Docsvault içerisinde basit iş akışı bulunmaktadır. Bu sayede başka kullanıcılara belge ekleyerek iş görevleri atayabilirsiniz. Örneğin bilgiişlemden bir kullanıcı ihtiyaçlarını bir satın alma talep formu ile satın almaya iletebilir. Satın alma kendisine gelen bu talebi onaylayıp ödeme içim muhasebeye yönelendirebilir.Muhasebe ödemeyi yaptıktan sonra görevi tamamlandı olarak işaretleyebilir. Bu sayede hem bir form defalarca kopyalanmayacak hem de o görev ne aşamada herkes görebilecektir.
Docsvault içerisinden mevcut kullanıcılara bu şekilde belge gönderilebilir. Peki Docsvault kullanıcısı olmayanlara nasıl göndereceğiz? O zamanda Docsvault hızlı e-posta ile yada bilgisayarda Outlook gibi mevcut bir e-posta istemcisi varsa onunla göndereceğiz.Ya da belgede sağ tıklayıp CD/DVD yaz özelliği ile belgeyi dış ortama aktaracağız. Aynı zamanda e-mail ayarlarını yapmak bize görevlerde oluşan değişikliklerde, bir belge üzerinde yapılan işlemlerde de uyarı mailleri gelmesini sağlar.
Tüm bu işlemlerin yanı sıra, -eğer kendi özel sql`inizi belirtmediyseniz- Docsvault verilerinizi yedekleme işlemini de kendi yapar. Yani yedekleme için ayrıca bir yazılıma ihtiyacınız olmaz. Ototmatik yedekleme ayarlayarak düzenli yedek alabilir ve yedeklerin sonucunu mail adresinize bilgi maili olarak alabilirsiniz. Herhangi bir felaket durumunda yine aynı yerden yedeklerinize geri dönebilirsiniz.
Tüm bunların yanında belge notları, dahili geri dönüşüm kutusu, etiketler,klasör, güvenlik, denetim ve profil şablonları,görsel temalar gibi daha bir çok özelliği mevcuttur.
Yukarda saydığım özellikler her şeyden önce bize kağıtsız bir ofis sağlar. Güvenlik ve belgeleri aramak için harcanan zaman ve iş kaybının önlenmesini sağlar. Bu sayede verilerimize daha hızlı erişebilir ve daha performanslı çalışabiliriz.
Docsvault kurulumu ve kullanımı oldukça kolay bir yazılımdır. Görsel ve Türkçe arayüzü ile öğrenmek için ekstra bir çaba harcamanız gerekmez. Kurulumu için öncelikle aşağıdaki linklerden kurulum dosyaları indirilmelidir.
Daha sonra her iki programda ileri seçenekleri seçilerek kurulur. Burada önemli olan sql yapılandırmasıdır. Server kurulumu tamamlandıktan sonra masaüstündeki Docsvault Server Manager simgesi çift tıklanır. Burada iki seçenek karşımıza çıkar. Biri “Docsvault yeni bir mssql örneği indirsin ve kursun“, diğeri “Mevcut bir mssql örneği belirtin“
Eğer mevcut bir SQL 2008 örneğiniz yoksa birinci seçeneği seçerek sadece admin şifresi ve yedekleme konumu belirterek başka hiçbir şey yapmadan kurulumu tamamlayabilirsiniz.
Eğer mevcut bir SQL 2008 örneğiniz varsa önce dili Türkçe olan boş bir veritabanı oluşturun. Daha sonra ikinci seçeneği seçerek oluşturduğunuz veritabanını Docsvault`a gösterin. Burada önemli olan SQL örneğinizin Full Text Search ve FileStream özelliklerinin enable olması. Bunlar olmazsa zaten kurulum devam edemeyecektir.
Bu şekilde sunucu kurulumu tamamlandıktan sonra istemci ile bağlantı sağlanabilir. İstemcinin sunucu ile bağlantı kurabilmesi için aynı versiyon olmaları gerekmektedir.
Docsvault Sunucu Arayüzü:
Docsvault İstemci Arayüzü:
Buraya kadar Docsvault`u tüm yönleriyle anlatmaya çalıştım. Doküman Yönetim Sistemlerinin ofislere, çalışanlara, yöneticilere ve iş sahiplerine neler kattığını özelliklerini anlatarak göstermek istedim. Umuyorum bu yönde bir arayışı ve ihtiyacı olan birilerine faydalı olmuştur. Bundan sonraki yazımızda ekran görüntüleri ile birlikte kurulum ve kullanımını detaylandıracağız.
Doküman Yönetim Sistemi kavramı son yıllarda popülerliğini oldukça artırdı. Çünkü artık her şey dijital ortama taşındı. Belgelere imzalarımızı bile artık bilgisayarda atıyoruz. Haliyle bu dokümanların yönetilmesi de ayrı bir ihtiyaç konusu. Tabi tüm bunlara Doküman Yönetim Sistemlerinin kattığı performansı da eklersek şirketlerin bu sistemi kullanmaları kaçınılmaz oluyor. İşte bu noktada Fins Bilişim`in Doküman Yönetim Yazılımı olan Docsvault hem belgelerinizi arşivleyebileceğiniz hem de yönetebileceğiniz mükemmel bir ürün.
Docsvault her şeyden önce tüm belgelerinizi dijital ortama taşıyıp tek bir noktada merkezileştirmenizi sağlıyor. Dahili yedeklemesi ile arşivleme ihtiyacınızı giderirken pek çok faydalı özelliği ile de günlük kullanılan belgelerinizi yönetmenizi sağlıyor. Aynı zamanda uygun fiyatı ile de herkesin sahip olabileceği bir yazılım.
Peki nasıl bir yazılım bu Docsvault? Sistem gereksinimleri neler?
Server-Client çalışan bir yazılım. Bir noktada Server yazılımı ile SQL veritabanında verilerinizi saklıyor. Clientlar ile de istediğiniz noktadan belgelerinize erişebiliyorsunuz. Detaylı sistem gereksinimlerini şu şekilde sıralayabiliriz.
Docsvault Sunucu İçin:
İşlemci - Pentium 4/AMD Athlon veya daha yüksek
RAM - 2 GB yada daha yüksek
Ekran Çözünürlüğü - 1024*768 veya daha yüksek
İşletim Sistemi - Windows: XP SP3, Vista (32 & 64 bit), 7 (32 & 64 bit) yada Windows Server 2003,2008
Veritabanı Altyapısı - Microsoft SQL Server 2005 Express varsayılan olarak eklenir
Gerekli disk alanı - 120 Mb Docsvault uygulama verileri için + Belgeleri saklamak için alan
.NET Framework - Version 4.0
Yükleyici - Windows Installer 4.5 veya üzeri
İstemci için gereksinimler
İşlemci - Pentium 4/AMD Athlon veya daha yüksek
RAM - 1 GB yada daha yüksek
Ekran Çözünürlüğü - 1024*768 veya daha yüksek
İşletim Sistemi - Windows: XP SP3, Vista (32 & 64 bit), 7 (32 & 64 bit)
Veritabanı Altyapısı - Microsoft SQL Server 2005 Express varsayılan olarak eklenir.
Gerekli disk alanı - 80 Mb
.NET Framework - Version 4.0
Yükleyici - Windows Installer 4.5 veya üzeri
Tarayıcı - Doğrudan tarama için herhangi bir TWAIN uyumlu tarayıcı.Diğer yöntemler için herhangi bir tarayıcı
MS Office Entegrasyonu - MS Office 2007 / 2010
Sisteminiz bu özelliklere sahipse Docsvault kurulumu yapılabilir.Çok büyük bir işletmeniz ve çok fazla kullanıcınız yoksa ücretsiz SQL Express veritabanı kullanabilirsiniz. Ama ihtiyaçlarınız arttıkça lisanslı bir SQL kullanmanız performans açısından daha iyi olacaktır.
Docsvault kullanmak bize ne sağlar isterseniz kısaca bir göz atalım.
Her şeyden önce belgelerimizin tümü dijital ortamda tek bir noktada merkezileşmiş olur. Bu hem düzen hem de belge güvenliği açısından çok önemlidir. Bu sayede bir belge üzerinde bir kullanıcı çalışırken diğerleri o belgede herhangi bir değişiklik yapamazlar. Aynı bir sandık gibi düşünebiliriz Docsvault`u.Önce verilerimizi oraya koyuyoruz. Sonra lazım olduğunda kendi lokalimize çıkarıyoruz. İşimiz bitince yine yerine iade ediyoruz.
Tabiki bu sandığa erişimde öyle gelişi güzel olmuyor. Kullanıcı oluştururken hangi işlemleri yapabileceğini belirtiyoruz.Ve kullanıcı dosyalara kendi yetkileri ölçüsünde erişiyor. Ama bundan ayrı bir de klasör bazında yetkilendirmede yapabiliyoruz. Örneğin tüm belgeler üzerinde tüm yetkileri olan bir kullanıcının sadece bir belgeye yada bir klasöre erişimi olmasın ya da kısıtlı olsun istenebilir. O zaman o belge yada belgelerin güvenlik özelliklerinden o kullanıcıların yetkileri sınırlandırılabilir. Aynı şey tersi içinde olabilir. Yani yetkileri kısıtlı bir kullanıcı bir belge, dolap yada klasörde tüm yetkilere sahip olabilir.
Belge güvenliği bununla da sınırlı değil. Aynı zamanda isterseniz belgelerde kim ne zaman ne işlem yapmış bunu da izleyebiliyorsunuz. Bu sayede artık silinen bir belgenin faili her zaman tespit edilmiş oluyor.
Güncel çalıştığınız belgeleri de koruyor Docsvault. Örneğin bir belgeyi açıp üzerinde değişiklik yaptınız. Kaydettiğinizde onu yeni bir versiyon olarak kaydediyor. Tabiki kimin ve ne zaman yaptığını da saklayarak. Böylece belgenin orijinal hali ve arada yapılan değişiklikler her zaman saklanmış oluyor.
Her şeyi saklamak güzel ama bir o kadar önemli olan da gerektiğinde arayıp bulabilmek. Docsvault bunun için oldukça geniş arama kriterlerine sahip. Dosya ve klasör isminde, belge notlarında, açıklamasında metin arayabileceğimiz gibi, belgenin tarihine, boyutuna,etiketine, sahibine göre de arama yapabiliriz. Hatta dosya metin tabanlıysa yada OCR işleminden geçmiş bir pdf dokümanıysa belge içerinde geçen kelimelerden de arama yapabiliriz. Ama Docsvault içerisinde sadece word,Excel ve pdf dokümanları mı saklayabiliyoruz? Tabiki hayır. Bilgisayarda saklanan her şey Docsvault altında saklanabilir. Bu nedenle bu tip belgeler içinde profiller ve indeksler geliştirilmiş. Bunları açarsak; indeksler belgeler için tanımlanan anahtar kelimelerdir, profiller ise bu anahtar kelimeler topluluğudur. Örneğin faturalarınızı saklıyorsunuz.Fatura numarası, fatura tarihi, son ödeme tarihi, fatura tutarı gibi indeksler içeren bir Faturalama profili oluşturabilirsiniz. Dilerseniz bu alanları zorunlu olarak da ayarlayabilirsiniz. O zaman hiçbir kullanıcı bu değerleri doldurmadan belgeyi Docsvault`a aktaramaz. Ve daha sonra aradığınız bir belgeye doğrudan bu indeks değerlerini kullanarak ulaşabilirsiniz.
Belgeleri Docsvault`a aktarma işi de oldukça basit ve alternatifli. Doğrudan program üzerine sürükleyip bırakabileceğiniz gibi, içe aktar butonu ile de aktarabilirsiniz.Bunun yanında bilgisayardaki bir belgeye sağ tıklayıp Gönder seçeneği ile yada herhangi bir belge açıkken Farklı kaydet seçeneği ile kaydedebilirsiniz. Docsvault Explorer Entegrasyonu sayesinde Docsvault bilgisayarım altına sanal bir sürücü şeklinde gelir. Yine Docsvault PDF yazıcısı ile yazdır diyebildiğiniz herhangi bir belgeyi ya da web sayfalarını PDF yazıcısı ile Docsvault`a PDF formatında aktarabilirsiniz. Halihazırda kağıt dokümanlarınızı ise Docsvault tarama arayüzü ile kolayca dilediğiniz formatta tarayıp içe aktarabilirsiniz.
Docsvault`un en çok kullanılan Office programlarıyla doğrudan entegrasyonu vardır. Örneğin maillerinizi sadece bir tek butona basarak Docsvault`a kaydedebilrisiniz. Yine Word, Excel, Power Point uygulamalarında da Docsvault isminde bir sekme gelir ve tek butona tıklayarak belgeyi kaydedebilirsiniz.
Toplu belge aktarımı için klasör izleme mevcuttur. Örneğin faxlarınızın , yada günlük, haftalık toplu taranan belgelerinizin bulunduğu klasörü Docsvault`a gösterip belirli aralıklarla yeni belge var mı diye izlemesini sağlayabilirsiniz. Bu sayede belgeler arka plandan Docsvault`a aktarılırken sizin hiçbir şey yapmanıza gerek kalmaz.
Mevcut pdf belgelerinizi Docsvault dahili pdf editörü ile düzenleyebilirsiniz. Burada belgeler üzerinde oldukça fazla yapacak şeyiniz vardır. Örneğin belgeye, not, yazı,resim ve damga ekleyebilirsiniz. Boş bir sayfa ekleyebilir, varolan sayfalardan silebilir, sayfaların yerlerini değiştirebilir, mevcut belgeye başka bir belge ekleyebilir ya da belgeyi parçalara ayırabilirsiniz. Yine belgeleri klasörlerde saklarken renkli klasör bölümleri oluşturabilirsiniz. Bu size fiziksel olarak aynı yerde durması gereken belgelerinizi mantıksal olarak ayrıştrmanızı sağlar. Farklı klasörlerde sakladığınız ama birbiri ile ilgili belgeleri ilişkilendirebilirsiniz. Bir belgeye başka bir klasörden link verebilirsiniz.
Docsvault içerisinde basit iş akışı bulunmaktadır. Bu sayede başka kullanıcılara belge ekleyerek iş görevleri atayabilirsiniz. Örneğin bilgiişlemden bir kullanıcı ihtiyaçlarını bir satın alma talep formu ile satın almaya iletebilir. Satın alma kendisine gelen bu talebi onaylayıp ödeme içim muhasebeye yönelendirebilir.Muhasebe ödemeyi yaptıktan sonra görevi tamamlandı olarak işaretleyebilir. Bu sayede hem bir form defalarca kopyalanmayacak hem de o görev ne aşamada herkes görebilecektir.
Docsvault içerisinden mevcut kullanıcılara bu şekilde belge gönderilebilir. Peki Docsvault kullanıcısı olmayanlara nasıl göndereceğiz? O zamanda Docsvault hızlı e-posta ile yada bilgisayarda Outlook gibi mevcut bir e-posta istemcisi varsa onunla göndereceğiz.Ya da belgede sağ tıklayıp CD/DVD yaz özelliği ile belgeyi dış ortama aktaracağız. Aynı zamanda e-mail ayarlarını yapmak bize görevlerde oluşan değişikliklerde, bir belge üzerinde yapılan işlemlerde de uyarı mailleri gelmesini sağlar.
Tüm bu işlemlerin yanı sıra, -eğer kendi özel sql`inizi belirtmediyseniz- Docsvault verilerinizi yedekleme işlemini de kendi yapar. Yani yedekleme için ayrıca bir yazılıma ihtiyacınız olmaz. Ototmatik yedekleme ayarlayarak düzenli yedek alabilir ve yedeklerin sonucunu mail adresinize bilgi maili olarak alabilirsiniz. Herhangi bir felaket durumunda yine aynı yerden yedeklerinize geri dönebilirsiniz.
Tüm bunların yanında belge notları, dahili geri dönüşüm kutusu, etiketler,klasör, güvenlik, denetim ve profil şablonları,görsel temalar gibi daha bir çok özelliği mevcuttur.
Yukarda saydığım özellikler her şeyden önce bize kağıtsız bir ofis sağlar. Güvenlik ve belgeleri aramak için harcanan zaman ve iş kaybının önlenmesini sağlar. Bu sayede verilerimize daha hızlı erişebilir ve daha performanslı çalışabiliriz.
Docsvault kurulumu ve kullanımı oldukça kolay bir yazılımdır. Görsel ve Türkçe arayüzü ile öğrenmek için ekstra bir çaba harcamanız gerekmez. Kurulumu için öncelikle aşağıdaki linklerden kurulum dosyaları indirilmelidir.
Linkleri görebilmek için Turkmmo Forumuna ÜYE olmanız gerekmektedir.
Linkleri görebilmek için Turkmmo Forumuna ÜYE olmanız gerekmektedir.
Daha sonra her iki programda ileri seçenekleri seçilerek kurulur. Burada önemli olan sql yapılandırmasıdır. Server kurulumu tamamlandıktan sonra masaüstündeki Docsvault Server Manager simgesi çift tıklanır. Burada iki seçenek karşımıza çıkar. Biri “Docsvault yeni bir mssql örneği indirsin ve kursun“, diğeri “Mevcut bir mssql örneği belirtin“
Eğer mevcut bir SQL 2008 örneğiniz yoksa birinci seçeneği seçerek sadece admin şifresi ve yedekleme konumu belirterek başka hiçbir şey yapmadan kurulumu tamamlayabilirsiniz.
Eğer mevcut bir SQL 2008 örneğiniz varsa önce dili Türkçe olan boş bir veritabanı oluşturun. Daha sonra ikinci seçeneği seçerek oluşturduğunuz veritabanını Docsvault`a gösterin. Burada önemli olan SQL örneğinizin Full Text Search ve FileStream özelliklerinin enable olması. Bunlar olmazsa zaten kurulum devam edemeyecektir.
Bu şekilde sunucu kurulumu tamamlandıktan sonra istemci ile bağlantı sağlanabilir. İstemcinin sunucu ile bağlantı kurabilmesi için aynı versiyon olmaları gerekmektedir.
Docsvault Sunucu Arayüzü:
Linkleri görebilmek için Turkmmo Forumuna ÜYE olmanız gerekmektedir.
Docsvault İstemci Arayüzü:
Linkleri görebilmek için Turkmmo Forumuna ÜYE olmanız gerekmektedir.
Buraya kadar Docsvault`u tüm yönleriyle anlatmaya çalıştım. Doküman Yönetim Sistemlerinin ofislere, çalışanlara, yöneticilere ve iş sahiplerine neler kattığını özelliklerini anlatarak göstermek istedim. Umuyorum bu yönde bir arayışı ve ihtiyacı olan birilerine faydalı olmuştur. Bundan sonraki yazımızda ekran görüntüleri ile birlikte kurulum ve kullanımını detaylandıracağız.
